63. Все проверки, проводимые органом ГПН, должны регистрироваться и учитываться.
Регистрация и учет проверок возлагаются на орган ГПН, начальник (заместитель начальника) которого издал распоряжение о проведении проверки.
64. Проведенная проверка в течение трех рабочих дней после подписания должностным лицом (должностными лицами) органа ГПН акта проверки (акта проверки органа власти, акта проверки физического лица-правообладателя) регистрируется в журнале органа ГПН по учету проверок. Учет актов по результатам рассмотрения заявления и заключений ведется в журнале учета выданных заключений.
65. Должностное лицо органа ГПН по окончании каждой проверки обязано в течение трех рабочих дней доложить начальнику органа ГПН либо его заместителю в устной форме об исполнении государственной функции. После проверки документов начальник органа ГПН либо его заместитель ставит соответствующую визу о согласовании на втором экземпляре акта проверки, приобщаемого к материалам КНД.
66. В каждом органе ГПН обязанности по ведению делопроизводства при проведении проверок, а также контроля за указанным делопроизводством, включаются в должностные обязанности одного или нескольких сотрудников. В органе ГПН предусматривается ведение:
журнала учета органов власти, объектов защиты и контрольно-наблюдательных дел;
журнала органа ГПН по учету проверок;
журнала учета дел об административных правонарушениях и представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения;
журнал учета выданных заключений;
учетные карточки личной консультации гражданина, оформляемые в соответствии с приложением N 12 к настоящему Административному регламенту.
В журналах, за исключением журнала учета органов власти, объектов защиты и контрольно-наблюдательных дел, ведется сквозная нумерация в течение года, начиная с первого числа наступившего года.
Допускается ведение журналов в электронном виде при условии ежедневного сохранения дубликата информации на магнитном носителе и ежемесячной архивации на бумажном носителе (с нарастающим итогом с начала календарного года в течение пяти лет).
67. КНД формируется на каждый объект защиты (орган власти) и содержит правоустанавливающие документы, распоряжения, акты проверок (акты проверок органов, акты проверок физических лиц-правообладателей) со всеми приложениями, акты обследования и заключения, а также, в случаях выявления нарушений требований пожарной безопасности, копии постановлений по делам об административных правонарушениях, вынесенные должностными лицами органов ГПН, копии протоколов об административных правонарушениях, рассмотрение которых подведомственно судебным органам, копии предписаний об устранении нарушений и (или) по устранению несоответствия, оригиналы или копии других документов по вопросам обеспечения пожарной безопасности объектов защиты за последние пять лет.
При наличии на обслуживаемой органом ГПН территории нескольких объектов защиты, принадлежащих (эксплуатируемых) одному лицу - правообладателю (одним лицом - правообладателем), КНД может формироваться на конкретное лицо - правообладателя объекта защиты.
В КНД приобщаются материалы по вопросам пожарной безопасности на объекте защиты (в органе власти), полученные только в официальном порядке, установленном для документооборота.
В случае поступления информации о новом объекте защиты орган ГПН в десятидневный срок направляет запросы в уполномоченные органы с целью получения первичной информации для формирования КНД и планирования проверок. До проведения первой проверки КНД на новый объект защиты содержит поступившие из уполномоченных органов или иных источников правоустанавливающие документы в объеме, необходимом для назначения проверок.
68. Хранение прекращенных дел об административных правонарушениях, а также по которым исполнены постановления, осуществляется по месту нахождения органа ГПН, вынесшего постановление по делу об административном правонарушении.
69. Порядок хранения журналов (магнитных и бумажных носителей при ведении журналов в электронном виде), КНД, дел об административных правонарушениях, находящихся в производстве, планов-графиков государственного инспектора по пожарному надзору, осуществляющего государственную функцию, составляемых ежемесячно определяет начальник органа ГПН с учетом возможности оперативного доступа к необходимым материалам.