136. После вскрытия мешков (ящиков) с входящей корреспонденцией находящиеся в них постпакеты и почтовые отправления сверяются с записями в сводном реестре и реестре ф.11 (накладной ф.16). Факт проверки оформляется в порядке, указанном в ст.133 настоящих Правил. Денежные переводы передаются на контроль в соответствии со ст.252. Заказные почтовые отправления и доплатные письма записываются в книгу ф.23 - заказные количеством, доплатные - с указанием суммы доплаты. В сельских отделениях связи, где не ведется книга ф.23, на поступившие заказные и доплатные письма составляется реестр ф.11 в одном экземпляре, куда они записываются количеством, а доплатные, кроме того, с указанием сумм доплат.
В отделениях связи обязательно штемпелюется засланная и замедленная корреспонденция, а также входящая корреспонденция, полученная из почтового вагона либо из предприятия связи другого района (области).
Корреспонденция сортируется по доставочным участкам, "До востребования", по абонементным ящикам и другим выделенным рабочим местам. Заказные письма сортируются по отдельным клеткам либо в тех же клетках, но ставятся ребром (торцом). Заказные бандероли приписываются счетом к реестрам ф.11 и передаются на выделенные рабочие места под расписку.
137. Заказные отправления, в том числе международные, правительственные (простые и заказные), заказные уведомления о вручении, телеграфные уведомления (ф.119) о вручении телеграфных переводов, первичные извещения на подлежащие выдаче в предприятиях связи телеграфные переводы, ценные письма с отметкой "С путевками", "С билетами", "С документами", на адресованные предприятиям, организациям, учреждениям прямые контейнеры, посылки и ценные бандероли, а также все вторичные извещения записываются в книгу ф.8, которая ведется по каждому доставочному участку и отдельно на отправления, подлежащие выдаче на предприятиях связи.
Во второй графе книги ф.8 при записи заказных отправлений с уведомлениями о вручении дополнительно указывается "Увед." и каким именно, при записи заказных писем и почтовых карточек с отметкой "Вручить лично" - "В/лич.", заказных писем с отметкой "Судебная повестка" - "Судеб.". При поступлении возвращенных или досланных заказных отправлений в графе 4 пишутся соответственно буквы "В" или "Д", указывается место подачи и откуда возвращено или дослано заказное отправление.
Нумерация в книге ф.8 записей почтовых отправлений, выдаваемых в доставку, ведется ежедневная, а выдаваемых на предприятиях связи - месячная.
138. При поступлении в адрес одного предприятия, организации или учреждения большого количества заказных отправлений разрешается сдавать их под расписку в реестре ф.11, в котором указываются те же данные, что и при записи в книгу ф.8. В конце реестра подводится итог всех отправлений. Реестр составляется в одном экземпляре (для доставки через опорные пункты ГСП - в двух) и подписывается работником связи. После вручения почтовых отправлений реестры брошюруются в пачки по декадам, месяцам или по другим периодам в зависимости от объема работы.
Доплатные отправления, подлежащие выдаче на предприятии связи, учитываются по отдельной книге ф.8 общим количеством с указанием суммы, а на небольших предприятиях связи они учитываются по общей книге ф.55.
На заказные и доплатные отправления, подлежащие выдаче на предприятия связи, выписываются извещения ф.22. На каждом извещении проставляется также номер записи отправления по книге ф.8 и ставится оттиск календарного штемпеля. Извещения о доплатных отправлениях не нумеруются.
139. Простые отправления, кроме правительственных, выдаются почтальонам в доставку без расписки.
Заказные отправления, в том числе международные правительственные (простые и заказные), заказные уведомления о вручении, телеграфные уведомления ф.119 о вручении телеграфных переводов, первичные извещения на подлежащие выдаче в предприятии связи телеграфные переводы, ценные письма с отметками "С путевками", "С билетами", "С документами", на адресованные предприятиями, организациям, учреждениям прямые контейнеры, посылки и ценные бандероли, а также все вторичные извещения, доплатные письма на предприятиях связи в городах выдаются почтальонам под расписку в книге ф.23, а в сельской местности - в под расписку в книге ф.55. Выдаваемые почтальонам в доставку отправления и извещения записываются в книгу ф.23 (ф.55) дробью. В числителе указывается количество заказных и правительственных отправлений, а в знаменателе - количество извещений. Учет движения этих отправлений ведется в первом случае по книге ф.23, а во втором - по накладным ф.16 на поступившую почту или по реестрам ф.11, составляемым теми отделениями связи, где не ведется книга ф.23 на поступившие заказные и доплатные почтовые отправления.
140. В конце рабочего дня почтальон предъявляет начальнику предприятия (цеха, участка), его заместителю или контролирующему лицу все неврученные отправления со справками ф.20, сдает деньги за доплатные отправления, а также уведомления о вручении заказных почтовых отправлений с отметкой: "Вручить лично" и "Судебная повестка".
Об оплате денежных переводов и вручении почтовых отправлений почтальон отчитывается после каждой доставки.
Лица, контролирующие работу почтальонов, обязаны:
а) проверить по книге ф.8 (реестру ф.11) наличие расписок адресатов в получении отправлений или отметок почтальонов о том, что отправления вложены в ящики абонентских шкафов;
б) выяснить причины невручения почтовых отправлений и при необходимости обеспечить их доставку;
в) сделать отметку в последней графе книги ф.8 о причине невручения;
г) получить заказные отправления, принятые почтальоном на участке в сельской местности, и расписаться на обложке тетради ф.3;
д) проверить правильность оформления уведомлений о вручении заказных почтовых отправлений с отметкой: "Вручить лично" и "Судебная повестка".
После указанной проверки контролирующее лицо расписывается в книге ф.8 (реестре ф.11) и оформляет все уведомления о вручении.
141. При поступлении на предприятие связи большого количества заказных и доплатных отправлений с адресом "До востребования" на них выписываются извещения ф.22, которые вкладываются в картотеку "До востребования", а сами заказные и доплатные отправления хранятся отдельно: заказные - подобранными по номерам их записи в книгу ф.8, а доплатные - по алфавиту.
На крупных предприятиях связи для ускорения розыска нужного отправления картотеки "До востребования" формируются по трем первым буквам фамилии адресатов.
К картотеке "До востребования" допускаются только работник, выдающий корреспонденцию, и контролирующее лицо. Картотека в нерабочее время хранится обеспеченным порядком.
Заказные отправления "До востребования" выдаются под расписку в книге ф.8 с указанием даты получения, а доплатные - после внесения адресатом установленной платы. Извещения после выдачи таких отправлений уничтожаются.
На предприятиях связи с небольшим объемом заказных и доплатных отправлений с адресом "До востребования" извещения не выписываются, а эти отправления вкладываются в картотеку.
Простые и заказные отправления, а также извещения на почтовые отправления, подлежащие выдаче на предприятии связи, рассортировываются и раскладываются по абонементным ящикам и по алфавиту картотеки "До востребования". На оборотной стороне заказных отправлений, адресованных "До востребования", проставляются порядковые номера записи по книге ф.8.
142. При раскладке заказных почтовых отправлений по абонементным ящикам в книге ф.8 делается отметка: "Оп. в а/я" (число), которая подписывается работником, ведающим абонементными ящиками.
Абонементные ящики на предприятиях связи оборудуются индивидуальными внутренними замками, им присваиваются порядковые номера в целом по почтамту, узлу связи, а при необходимости - по отделению связи. С учетом развития предусматривается резерв номеров.