118. Принятые на рабочих местах предприятий связи заказные почтовые отправления в сроки, установленные расписанием, передаются на отправку под расписку на внутренней стороне обложки тетради ф.3. На ней указывается дата передачи, с какого по какой номер включительно сдаются почтовые отправления, общее количество сдаваемых отправлений (в числителе), а в знаменателе -количество заказных бандеролей и время сдачи.
На крупных предприятиях заказные бандероли можно передавать по реестру ф.11, составляемому в двух экземплярах, который подписывается работником операционной кассы. Запись отправлений в реестр осуществляется общим количеством цифрами.
Заказные бандероли направляются в почтовый узел с припиской к реестру ф.11 с указанием номеров, или с N... по N... и общего количества.
Заказные письма, заказные почтовые карточки и заказные уведомления направляются без приписки к реестру ф.11, предварительно они формируются в постпакеты и пересылаются порядком, предусмотренным в ст.125 настоящих Правил.
119. Корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков, принятая на предприятиях связи и почтальонами, подбирается под адрес, разбирается по видам (письма, почтовые карточки, бандероли) и подразделяется на группы: местная, иногородняя, международная, в адрес "Полевая почта", с оттисками штемпелей спецгашения.
С учетом местных условий обработки корреспонденции могут выделяться и другие группы.
На предприятиях связи, оснащенных письмообрабатывающими машинами, подразделение на группы может быть совмещено с общей сортировкой корреспонденции.
120. Если среди писем и бандеролей, вынутых из почтовых ящиков или прошедших через почтообрабатывающую машину, окажется отправление с поврежденной оболочкой, то оно аккуратно заклеивается (обандероливается). На оборотной (неадресной) стороне такого отправления, а также отправления в измятой или загрязненной оболочке делается ясная отметка "Вынуто из почтового ящика поврежденным (измятым или загрязненным)" либо "Повреждено при обработке". Эта отметка подписывается работником, обрабатывающим почтовые отправления, и заверяется оттиском календарного штемпеля.
121. Вся исходящая корреспонденция после разборки немедленно штемпелюется (на предприятиях связи штемпельной краской черного цвета, в почтовых вагонах - красного). Марки гасятся оттиском календарного штемпеля так, чтобы их нельзя было использовать вторично. При гашении почтовых марок с портретами оттиск календарного штемпеля не должен загрязнять изображение лица, а при штемпелевании художественных карточек и конвертов оттиск штемпеля не должен ставиться на рисунок.
122. Исходящие письма с оттиском штемпелей спецгашения дополнительно штемпелюется обычным календарным штемпелем на предприятии связи, где осуществлено спецгашение, в том случае, если они сдаются отправителем на второй или в последующие дни после проведения спецгашения либо если штемпель спецгашения не имеет переводной даты и его использование предусмотрено в течение более чем одного дня. На других предприятиях связи такие письма штемпелюются обычным календарным штемпелем на общих основаниях. Оттиск календарного штемпеля не должен накладываться на оттиск штемпеля спецгашения.
123. На письмах, почтовых карточках и бандеролях, не оплаченных марками, оттиск календарного штемпеля при ручной обработке ставится на свободном месте адресной стороны. Недействительные к оплате марки календарным штемпелем не погашаются. С левой и правой сторон таких марок ставятся скобки, которые обозначают, что марки недействительны.
Оттиски календарного и доплатного штемпелей ставятся рядом на свободном месте.
124. После штемпелевания корреспонденция передается на сортировку. Заказная корреспонденция сортируется на выделенных рабочих местах.
Общий порядок сортировки, заделки и направления корреспонденции определяется отдельной инструкцией.
Местная корреспонденция сортируется по доставочным предприятиям связи или доставочным участкам.
125. Рассортированная письменная корреспонденция и переводы формируются в постпакеты. При этом письма укладываются в таком порядке, чтобы исключалась возможность их повреждения при упаковке постпакетов. В отдельные постпакеты выделяются:
почтовые отправления больших размеров;
заказные письма (почтовые карточки, уведомления);
переводы.
Приписка почтовых отправлений и постпакетов к реестру ф.11 осуществляется следующим порядком:
а) переводы исходящие - с указанием номеров и суммы, транзитные - без приписки;
б) исходящие заказные бандероли - с указанием номеров, транзитные - с указанием номеров и предприятий связи их приема;
в) постпакеты с переводами и заказными письмами между транзитными предприятиями - счетом; отдельно по видам.
Исходящие переводы приписываются к реестрам ф.11 в специально отведенных местах. Вслед за ними приписываются заказные бандероли, постпакеты с переводами, с заказными письмами (карточками, уведомлениями). Перед записью пишутся заголовки, которые подчеркиваются: "зак. банд.", "п/п с перев.", "п/п с зак. письм.".
126. Реестры ф.11 составляются в двух экземплярах под копирку и нумеруются порядковыми номерами в течение месяца. Предприятия связи, отправляющие ежедневно большое количество постпакетов, могут вести последовательную нумерацию по пятидневкам или по суткам, а также по отдельным рабочим местам.
Реестр подписывает (разборчиво) составивший его работник с указанием должности или проставляет личный штамп. На обоих экземплярах ставится оттиск календарного штемпеля. Первый экземпляр вкладывается в заказной постпакет.
127. Под перевязь простого постпакета подкладывается адресный ярлык ф.9, а заказного (с переводами и заказными почтовыми отправлениями) - ярлык ф.11.
На ярлыках указываются пункты назначения и заделки постпакетов, фамилия сортировщика (личный номер) и ставится оттиск календарного штемпеля с датой заделки. При автоматизированной сортировке дата формирования постпакета печатается на ЭВМ.