1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии (далее - Инструкция, Росреестр) устанавливает единые требования для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) центрального аппарата Росреестра к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Работа с секретными документами в Росреестре осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.
Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165).
3. Правовой основой Инструкции является Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.93, N 237), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч.1), ст.5021), федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст.2199), от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.I), ст.3448), от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.I), ст.3451), от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст.5140), от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060), от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169) и другие законодательные акты, а также постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.95 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 N 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 24, ст.2461), от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165), от 28.07.2005 N 452 "О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти" с изменениями, внесенными 15.10.2007, 21.02.2008, 28.03.2008, 07.11.2008, 17.03.2009, 30.04.2009, 15.06.2009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233), от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060); государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД, Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, иные нормативные правовые акты.
4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, включая личный прием, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в центральном аппарате Росреестра, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями Росреестра осуществляется отделом документационного обеспечения и Центрального архива, отделом ведомственного контроля исполнения документов, отделом отправки корреспонденции, отделом организации работы с обращениями граждан Административного управления в соответствии с положениями о них и должностными регламентами государственных служащих.
Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, независимо от вида носителя осуществляются в Росреестре с применением автоматизированной системы обработки документов - СЭД, функционирование которой обеспечивается в соответствии с положениями Инструкции.
5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях Росреестра осуществляются государственными служащими, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами.
6. Ответственность за организацию и соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра возлагается на их руководителей.
7. Государственные служащие структурных подразделений центрального аппарата Росреестра несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции, нарушение правил обеспечения сохранности служебных документов и порядка доступа к содержащейся в них информации.
Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Росреестра.
8. О неисправимом повреждении, утрате документов и в случаях нарушения правил работы с ними, установленными Инструкцией, государственные служащие обязаны в течение одного часа после выявления данных фактов устно сообщить руководителю своего структурного подразделения и начальнику Административного управления. На основании полученного сообщения организуется служебная проверка указанных фактов в установленном порядке.
При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему), устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела).