4.1. На проекты отдельных этапов научных исследований, представленные в Росархив, профильное структурное подразделение в месячный срок со дня поступления готовит свое заключение и передает его в Отдел Росархива, который направляет это заключение головной организации для использования в дальнейшей работе.
4.2. Рассмотрение результатов НИОКР осуществляют:
ЦЭПК - по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов;
Комиссия по НИМР - по вопросам архивоведения, не относящимся к сфере деятельности ЦЭПК, документационного обеспечения управления, а также с приглашением представителей научных и других заинтересованных учреждений - по вопросам физико-химических свойств документов.
В необходимых случаях проводятся совместные заседания указанных комиссий.
4.3. После завершения научного исследования головная организация - исполнитель НИОКР представляет на имя председателя Комиссии по НИМР следующие документы:
плановый результат научного исследования;
сводку отзывов (в том числе от архивных учреждений, для использования в которых предназначено данное исследование) о результатах научного исследования, если рецензирование было предусмотрено годовым планом НИОКР;
справку о проведенной доработке НИОКР;
выписку из протокола заседания научно-совещательного органа исполнителя (при необходимости);
сопроводительное письмо на бланке организации.
На проекты результатов научных исследований профильные структурные подразделения Росархива готовят свои заключения и передают их в Комиссию по НИМР.
4.4. Рассмотрение результатов НИОКР Комиссией по НИМР производится в месячный срок со дня представления материалов с привлечением профильных структурных подразделений Росархива и других заинтересованных организаций.
Рассмотрение результатов НИОКР ЦЭПК организует соответствующее подразделение в порядке, предусмотренном Регламентом работы ЦЭПК.
4.5. На основании решения, принятого соответствующей комиссией Росархива, головная организация осуществляет, в случае необходимости, доработку проекта в установленный срок и составляет акт сдачи-приемки результатов научно-исследовательской работы (приложение N 4), который подписывается профильным структурным подразделением-заказчиком и представляется на утверждение Руководителю Росархива.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Росархиве, второй направляется в головную организацию вместе с утвержденным результатом НИОКР.
4.6. В случае принятия решения о доработке темы составляется акт возврата результатов научных исследований на доработку (приложение N 5) с перечнем замечаний и указанием сроков устранения недостатков. Акт подписывается профильным структурным подразделением Росархива и представляется на утверждение руководителю Росархива.
Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Росархиве, второй направляется в головную организацию вместе с результатом НИОКР.
4.7. Доработанный результат научного исследования со справкой по доработке направляется в Росархив для последующего его рассмотрения в установленном порядке.
4.8. В случае несоответствия представленных результатов НИОКР предъявляемым требованиям принимается решение о повторной доработке темы (с последующим ее принятием в установленном порядке) или о прекращении исследования, что влечет за собой невыполнение плана НИОКР головной организацией.
4.9. Головная организация информирует соисполнителей об итогах рассмотрения результатов завершенных плановых научных исследований.