197. Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном бланке.
Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Фамилия И.О. Прошу подготовить проект ответа | ||
Подпись | И.О. Фамилия | |
Дата | ||
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения и даты.
198. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов директора ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности), первого заместителя (заместителей) директора ФСИН России, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494. - См. предыдущую редакцию)
Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
199. Документы, поступившие в структурное подразделение с поручением руководства ФСИН России, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.
200. Работники структурных подразделений в процессе исполнения документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений к нему с соблюдением правил, установленных в Инструкции;
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае существенной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях - подготовку списка к рассылке документа;
представление проекта документа на подпись (утверждение);
определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
201. Документы, полученные в управлении делами ФСИН России для ознакомления, подлежат возврату в 3-дневный срок, если не оговорен иной срок.