Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (с изменениями на 10 июля 2024 года)
4.15. Электронный документ
149. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, и оформляется по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.
В ФСИН России создаются и используются:
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется директором ФСИН России на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов, утверждается директором ФСИН России по согласованию с Федеральным архивным агентством.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
_______________
Пункт 40 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
(Сноска дополнительно включена приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
Документы, создаваемые в ФСИН России и (или) поступившие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150)
150. Для подтверждения подлинности электронных документов в ФСИН России используются электронные подписи.
Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
Электронная подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота ФСИН России могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.
Электронные документы исполняются в офисных приложениях, предназначенных для создания и обработки документов, в форматах Open Document для офисных приложений и PDF (для хранения сканированных изображений).
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 10 июля 2024 года N 510. - См. предыдущую редакцию)
Абзац утратил силу - приказ ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150. - См. предыдущую редакцию.
При направлении электронного документа более чем в 5 адресов составляется список к рассылке в установленном порядке.
Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются структурными подразделениями.
(Абзац дополнительно включен приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494)
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФСИН России и поступающие в ФСИН России на бумажном носителе, включаются в СЭД после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа документа его подлиннику осуществляется с помощью электронной подписи.