167. Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной регистрации в день поступления в электронной базе данных, в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 28 августа 2013 года N 494. - См. предыдущую редакцию)
В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан - в течение трех дней.
168. Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу, с обязательным указанием количества листов документа и приложения к нему. В указанный оттиск от руки вписываются дата регистрации документа и его регистрационный номер в электронной базе данных. На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается: "Приложение к вх. N ______" и дата регистрации.
Реквизит "Регистрационный номер" входящего документа оформляется группой входящей корреспонденции и состоит из его порядкового номера в пределах календарного года в электронной базе данных.
Если при регистрации поступивших документов, используется технология штрих-кодирования, то на документе помещается наклейка с уникальным штрих-кодом, включающим регистрационный номер и дату регистрации документа, его тематику, краткое содержание, вид документа и др.
При регистрации документа, поступившего в пакете с пометкой "Лично", в электронной базе делается запись "Пакет с пометкой "Лично".
169. На документах, подлежащих возврату, регистрационный штамп и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.
170. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.
171. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации в течение дня направляются адресатам.
172. Зарегистрированные и предварительно рассмотренные документы для вынесения указания по их исполнению направляются:
начальнику Управления делами ФСИН России для доклада директору ФСИН России;
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 13 октября 2023 года N 670. - См. предыдущую редакцию)
первому заместителю (заместителям) директора ФСИН России по направлениям деятельности;
в структурные подразделения.
173. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота ФСИН России используются обязательные сведения о документах:
1) Адресант.
2) Адресат.
3) Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4) Вид документа.
5) Дата документа.
6) Номер документа.
7) Дата поступления документа.
8) Входящий номер документа.
9) Исходящий номер и дата документа.
10) Наименование либо аннотация документа.
(Подпункт в редакции, введенной в действие приказом ФСИН России от 7 марта 2012 года N 150. - См. предыдущую редакцию)