Согласно пункту 2 статьи 161 Бюджетного кодекса финансовое обеспечение деятельности казенного учреждения (а до 1 января 2012 года и бюджетного учреждения, в отношении которого не принято решение о выделении субсидии) осуществляется за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации и на основании бюджетной сметы в разрезе кодов бюджетной классификации. Механизм отражения расходов в части приобретения подарков в связи со вступлением в силу с 1 января 2011 года приказа Минфина России от 28 декабря 2010 года N 190н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" не изменен и по-прежнему ведется по коду КОСГУ 290 "Прочие расходы".
А вот порядок отражения операций по приобретению, оплате, выдаче и учету подарков на балансовых и забалансовых счетах государственных учреждений изменен значительно. Так, вместо ранее действовавшей Инструкции по бюджетному учету с 1 января 2011 года для каждого типа учреждения действует отдельный нормативно-правовой акт. Кроме того, изменены наименования и аналитические коды счетов бухгалтерского учета.
В соответствии с Инструкцией N 157н учет подарков (сувениров) ведется по стоимости их приобретения на забалансовом счете 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры", предназначенном для учета материальных ценностей, приобретаемых в целях награждения (дарения), в том числе ценных подарков и сувениров. Аналитический учет по счету ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества.
Порядок отражения в бухгалтерском учете казенного и бюджетного учреждения операций по приобретению подарков для сотрудников, действующий с 1 января 2011 года, утвержден Инструкцией N 157н (счета 20110, 21001, 30290, 40120, забалансовые счета 07 и 18), пунктом 102 Инструкции N 162н, пунктом 128 Инструкции N 174н и представлен в таблице 1.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона N 129-ФЗ каждая хозяйственная операция должна оформляться первичными учетными документами. Не является исключением и передача сотрудникам государственных учреждений ценных подарков. Инструкция по применению Единого плана счетов не содержит типовой формы такого документа, поэтому государственные учреждения вправе разработать такой бланк самостоятельно с учетом требований пункта 7 Инструкции N 157н. Кроме того, целесообразно утвердить такую форму в учетной политике учреждения в соответствии с требованиями пункта 6 Инструкции N 157н.