3.1.1. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным для письменных обращений п.2.5 Регламента.
3.1.2. Регистрация обращений граждан, поступивших в Росгидромет, и первичный ввод данных в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) (приложение 3 к Административному регламенту) производятся должностными лицами структурного подразделения Росгидромета, ответственного за делопроизводство, в системе электронного документооборота в течение трех дней с даты их поступления.
Регистрация обращений граждан, поступивших в территориальный орган Росгидромета, производится уполномоченным должностным лицом территориального органа Росгидромета в реестре поступивших обращений граждан и/или в системе электронного документооборота в день их поступления.
3.1.3. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
3.1.4. Обращения работников Росгидромета по личным вопросам регистрируются и рассматриваются в том же порядке, что и граждан.
3.1.5. При поступлении письменных обращений граждан проверяется правильность адресации и наличие приложений. Конверты, в которых поступили обращения граждан, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.
Обращение, поступившее в Росгидромет или в территориальный орган Росгидромета по информационным системам общего пользования, распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
3.1.6. Конверты с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.
3.1.7. При регистрации обращений граждан в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.
3.1.8. Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: 140-М-3).
3.1.9. Повторным обращениям заявителей присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указываются регистрационные номера предыдущих обращений. При этом повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случаях, если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по предыдущему обращению либо со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.
3.1.10. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации обращений граждан:
- дата поступления и регистрационный номер;
- фамилия, имя, отчество автора обращения;
- адрес;
- вид доставки;
- предыдущие обращения;
- тематика обращения;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- дополнительная информация;
- номер и дата ответа на данный документ;
- результаты рассмотрения;
- контроль исполнения;
- ход исполнения;
- хранение.
3.1.11. Прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день направляются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Росгидромета.
В территориальных органах Росгидромета прошедшие регистрацию обращения граждан в тот же день направляются руководителю (заместителю руководителя) территориального органа Росгидромета для подготовки поручений о рассмотрении обращений граждан.