Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст.1557; 2008, N 8, ст.749; 2008, N 23, ст.2715; 2009, N 12, ст.1429);
постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 года N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 21, ст.2030; 2005, N 27, ст.2768; 2006, N 2, ст.195; 2007, N 7, ст.898; 2007, N 31, ст.4094; 2008, N 8, ст.749; 2009, N 12, ст.1429);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 года N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 14, ст.1540).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;