164. Личное дело является основным учетным документом осужденного. Личное дело формируется в обложку установленного образца (приложение N 3).
165. Порядковый номер личного дела должен соответствовать номеру, под которым копия приговора (определения, постановления) суда зарегистрирована в журнале учета осужденных.
Аналогичным способом присваивается номер личному делу, поступившему из другой инспекции.
165.1. В автоматизированную базу данных вносятся следующие сведения, содержащиеся в личном деле:
вид и срок наказания или меры уголовно-правового характера;
возложенные на осужденного обязанности и установленные ограничения;
анкетные данные, фотографии;
допущенные осужденным нарушения;
меры взыскания и поощрения;
судебные решения, касающиеся наказания или меры уголовно-правового характера;
основания снятия с учета.
(Пункт дополнительно включен с 1 февраля 2011 года приказом Минюста России от 27 декабря 2010 года N 411)
166. В личное дело осужденного подшиваются копия приговора (определения, постановления) суда и все документы, относящиеся к организации, осуществлению процесса исполнения наказаний (копии паспорта, трудовой книжки, анкеты, объяснения, регистрационный лист, справки о проведении бесед, результатах проверок по месту жительства, работы, учебы, рапорта, табели о количестве времени, отработанного осужденным к обязательным работам и др.). Необходимые документы приобщаются в личное дело осужденного в зависимости от вида наказания.
167. Личное дело осужденного должно содержаться в надлежащем порядке, а документы в нем аккуратно подшиты. Все документы, приобщенные к личному делу, заносятся в опись, которая подшивается в начале личного дела.
Обложка личного дела, пришедшая в ветхое состояние, заменяется новой.
168. Личные дела осужденных хранятся в запирающихся металлических шкафах. Личные дела осужденных, совершивших повторные преступления, должны находиться отдельно от других личных дел.
169. При необходимости инспекция знакомит осужденного с документами, находящимися в его личном деле. Под контролем сотрудника инспекции осужденному разрешается делать выписки из документов. Об ознакомлении осужденного с документами личного дела составляется справка.
170. В целях обеспечения сохранности личных дел осужденных инспекция производит сверку их фактического наличия с данными журналов учета осужденных на конец календарного года. О результатах сверки составляется акт.
171. В случае утраты личного дела на осужденного оно восстанавливается. Для этого инспекция запрашивает копию приговора (определения, постановления) суда, а также использует другие доступные источники информации.
На обложке восстановленного личного дела производится надпись "Восстановленное".
172. По факту утраты личного дела проводится служебная проверка.
173. Оформление личного дела в архив инспекция производит в течение трех дней после снятия с учета осужденного (без учета выходных и праздничных дней).
174. Все личные дела осужденных, снятых с учета, сдаются в архив инспекции по письменному указанию начальника инспекции.
Личные дела, учетные карточки осужденных, снятых с учета, формируются в пачки в хронологическом порядке, а внутри пачек - в алфавитном порядке.
Личные дела хранятся в течение трех лет, а учетные карточки в течение пяти лет после снятия осужденного с учета, затем уничтожаются в установленном порядке. Сведения в отношении осужденного, внесенные в автоматизированную базу данных, хранятся в течение десяти лет после снятия осужденного с учета (абзац дополнительно включен с 1 февраля 2011 года приказом Минюста России от 27 декабря 2010 года N 411).
175. Инспекция обеспечивает хранение личных дел осужденных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч.1), ст.3451; 2009, N 48, ст.5716, N 52 (ч.1), ст.6439; 2010, N 27, ст.3407) (пункт дополнительно включен с 1 февраля 2011 года приказом Минюста России от 27 декабря 2010 года N 411).