11.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (лица, ответственного за архив).
11.3.2. Оформление дела предусматривает:
подшивку дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
оформление реквизитов обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях.
11.3.3. Документы, составляющие дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола прочными шнурками в папку с двумя гребешками, с тремя клапанами и завязками (архивную папку) с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дела к подшивке металлические и иные скрепления (скрепки, скобы, нитки и т.п.) удаляются. Не допускается передача дел в архив в скоросшивателях.
11.3.4. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм), должны иметь размеры 229 x 324 x 40 мм.
Обложки дел с документами, листы которых превышают вышеуказанный формат, должны иметь соответствующие размеры.
11.3.5. Неформатные документы (карты, схемы, планы, чертежи и др.), документы по личному составу, которые ведутся в виде карточек (лицевые счета, послужные карты, карточки формы Т-2 и др.), а также небольшие брошюры в целях их сохранности и удобства пользования не подлежат подшивке, а вкладываются в конверты, которые подшиваются в архивные папки или хранятся в картонных футлярах (коробках, тубусах). Они могут составлять отдельные дела (тома дел), которые оформляются с составлением внутренней описи и листа-заверителя.
11.3.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек и др.) эти документы вкладываются в конверт, подшиваемый в дело.
11.3.7. При подшивке листы документов выравниваются по левому (подшиваемому) и верхнему краям. Листы формата A5 подшиваются за верх левого края, листы формата A3 подшиваются за верх левого края и складываются под стандартный размер (210 x 297 мм). Подшивка за середину сложенного листа не допускается.
Проколы в документах, подшиваемых в дело, должны совпадать с проколами на гребешках архивной папки.
11.3.8. Документы, текст которых расположен не вдоль, а поперек листа (планы, схемы, графики и др.), следует подшивать так, чтобы было обеспечено свободное прочтение текста со стороны правого (неподшиваемого) края листа.
11.3.9. В начале дела подшивается чистый лист, за ним внутренняя опись документов дела, в конце дела - лист-заверитель дела.