3.1. Основными учетными документами в архиве являются книга учета пенсионных дел (приложение 1) и книга учета бланков строгой отчетности (приложение 2).
3.2. Пенсионные дела хранятся в порядке возрастания номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. При этом прекращенные пенсионные дела, а также документы, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся отдельно от действующих. Выдача пенсионных дел сотрудникам подразделений пенсионной службы производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3), которая заводится на каждое пенсионное дело.
3.3. На алфавитные, учетные карточки и карточки на уничтоженные пенсионные дела заводятся картотеки. По каждому виду карточек картотеки ведутся отдельно.
3.3.1. Алфавитные карточки заполняются на все поступившие действующие и прекращенные дела и хранятся в специальной картотеке по алфавиту по фамилиям пенсионеров таможенных органов.
Если члены семьи, обратившиеся за пенсией или получающие пенсию по случаю потери кормильца, имеют фамилию, отличающуюся от фамилии умершего сотрудника таможенных органов, за которого назначается (назначена) пенсия, то кроме основной алфавитной карточки заполняется вторая карточка - "дублер" на члена семьи - получателя пенсии, в которой указывают также фамилию, имя и отчество умершего сотрудника таможенного органа.
В алфавитной карточке, заполняемой на поступившие пенсионные документы, указывается учетный номер, под которым они зарегистрированы в книге учета пенсионных документов. При назначении пенсии и оформлении пенсионного дела рядом указывается номер, присвоенный пенсионному делу.
Если пенсионному делу присваивается новый номер, его указывают в алфавитной карточке, а старый номер зачеркивают.
В алфавитной карточке производят отметки о прекращении и возобновлении выплаты пенсии, о приобщении прекращенного пенсионного дела пенсионера таможенных органов к пенсионному делу членов его семьи, о высылке пенсионного дела в подразделение пенсионной службы, о возвращении и уничтожении пенсионного дела.
3.3.2. Учетные карточки заполняются на все пенсионные дела - вновь заведенные, восстановленные и поступившие из подразделений пенсионной службы, а также перерегистрированные в связи с назначением другого вида пенсии.
Учетные карточки разделяются по видам пенсий (за выслугу лет, по инвалидности, по случаю потери кормильца) и отдельно от них на получателей компенсаций. На учетные карточки пенсионных дел, имеющих ограниченные сроки выплаты, и на учетные карточки получателей компенсаций заводятся контрольно-учетные карточки (приложение 4), которые хранятся по срокам окончания выплаты пенсии; учетные карточки пенсионных дел хранятся в порядке номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. Выдача карточки производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3).
(Пункт 3.3 в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию)
3.4. При смене начальника подразделения пенсионной службы либо замене сотрудника, непосредственно ответственного за хранение пенсионных дел, производится сверка имеющихся пенсионных дел и документов, по которым отказано в назначении пенсии, с данными книги учета пенсионных дел (приложение 1).
Полная инвентаризация пенсионных дел с одновременной проверкой наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела производится не реже одного раза в три года.
Результаты инвентаризации пенсионных дел и проверки наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела оформляются актом, который утверждается руководителем таможенного органа.
При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:
- пенсионных дел и учетных карточек (абзац в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию);
- бланков строгой отчетности;
- противопожарного и охранного оборудования.
В обязательном порядке проверяются условия хранения документов.
Акты приема-передачи документов при смене ответственного за хранение пенсионных дел подписываются сдающими и принимающими лицами и утверждаются начальником таможенного органа с одновременным изданием приказа о назначении нового ответственного за хранение пенсионных дел.
При реорганизации подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206):
- производится полная инвентаризация документов ликвидируемых подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206);
- составляется акт приема-передачи пенсионных дел, книги учета пенсионных дел, книги учета бланков строгой отчетности, учетных карточек, ведомости на выдачу бланков строгой отчетности (приложение 9), который подписывают сдающие и принимающие лица реорганизуемых подразделений пенсионной службы и копия которого высылается в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206);
- составляется Справка о передаче пенсионного дела (приложение 10) (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206).
3.5. При переезде пенсионера на новое место жительства в пределах деятельности регионального таможенного управления подразделением пенсионной службы на основании заявления пенсионера оформляется изменение адреса и банковских реквизитов в пенсионном деле и учетной карточке.
При переезде пенсионера на новое место жительства в регион деятельности другого РТУ его пенсионное дело вместе с учетной карточкой и выпиской из лицевого счета в 7-дневный срок со дня поступления выписки из лицевого счета пересылается в подразделение пенсионной службы по новому месту жительства для продолжения выплаты пенсии.
3.6. Пенсионные дела пенсионеров, выехавших на постоянное жительство за пределы Российской Федерации, высылаются (вместе с учетной карточкой) в отдел пенсионного обеспечения Регионального таможенного управления тылового обеспечения.
3.7. Подразделение пенсионной службы при пересылке пенсионного дела в другое подразделение пенсионной службы проверяет правильность выплаты пенсий, пособий и компенсаций произведенных по данному делу выплат пенсии и наличие в деле всех необходимых документов. Сопроводительное письмо к пенсионному делу подписывается начальником таможенного органа и начальником подразделения пенсионной службы (абзац дополнен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию).
Копия сопроводительного письма остается в подразделении пенсионной службы на контроле до поступления подтверждения о получении пенсионного дела.