ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ
 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 12 июля 1999 года N 425

Об утверждении Инструкции о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности

(с изменениями на 25 декабря 2000 года)

Во исполнение пункта 3.5 Положения о пенсионной службе ГТК России, утвержденного приказом ГТК России от 20 июля 1998 года N 497

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности.

2. Начальникам региональных таможенных управлений обеспечить хранение пенсионных дел и учет бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией, упомянутой в п.1 настоящего приказа.

3. Региональному таможенному управлению тылового обеспечения (А.Д.Листопад) осуществлять контроль за обеспечением соответствующих условий хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности в соответствии с Инструкцией, упомянутой в п.1 настоящего приказа.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа осуществлять заместителю председателя ГТК России Г.М.Ануфриеву.

Председатель Комитета
генерал-полковник
таможенной службы
М.В.Ванин

Приложение
к приказу ГТК России
от 12 июля 1999 года N 425

Инструкция о порядке хранения пенсионных дел и учета бланков строгой отчетности

(с изменениями на 25 декабря 2000 года)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок хранения, пересылки пенсионных дел, а также хранения и учета бланков строгой отчетности в подразделениях пенсионной службы ГТК России.

1.2. Пенсионные дела и бланки строгой отчетности хранятся в оборудованных хранилищах - архивах.

1.3. Ответственность за сохранность пенсионных дел и бланков строгой отчетности несет руководитель подразделения пенсионной службы. Непосредственно за сохранность пенсионных дел и бланков строгой отчетности отвечает один из сотрудников подразделения пенсионной службы, назначенный приказом начальника таможенного органа.

2. Требования к оборудованию архива

2.1. Оптимальные условия хранения пенсионных дел, бланков строгой отчетности обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения под хранилище и рабочей комнаты для сотрудников архива;

оборудованием помещения средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения пенсионных дел и бланков строгой отчетности (стеллажей, сейфов, картотечных шкафов и т.д.);

созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещении хранилища, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

2.2. Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

2.3. В хранилище прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

2.4. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах противопожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества в случае пожара, где указывается место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

2.5. Помещения архива должны содержаться в порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в архиве в плане работы предусматриваются санитарные дни не реже одного раза в месяц.

2.6. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами, а также несгораемыми шкафами и несгораемыми картотечными ящиками.

2.7. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут привести к указанным последствиям, немедленно ставится в известность начальник таможенного органа.

3. Хранение, пересылка пенсионных дел и их оформление при прекращении выплаты пенсии

3.1. Основными учетными документами в архиве являются книга учета пенсионных дел (приложение 1) и книга учета бланков строгой отчетности (приложение 2).

3.2. Пенсионные дела хранятся в порядке возрастания номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. При этом прекращенные пенсионные дела, а также документы, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся отдельно от действующих. Выдача пенсионных дел сотрудникам подразделений пенсионной службы производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3), которая заводится на каждое пенсионное дело.

3.3. На алфавитные, учетные карточки и карточки на уничтоженные пенсионные дела заводятся картотеки. По каждому виду карточек картотеки ведутся отдельно.

3.3.1. Алфавитные карточки заполняются на все поступившие действующие и прекращенные дела и хранятся в специальной картотеке по алфавиту по фамилиям пенсионеров таможенных органов.

Если члены семьи, обратившиеся за пенсией или получающие пенсию по случаю потери кормильца, имеют фамилию, отличающуюся от фамилии умершего сотрудника таможенных органов, за которого назначается (назначена) пенсия, то кроме основной алфавитной карточки заполняется вторая карточка - "дублер" на члена семьи - получателя пенсии, в которой указывают также фамилию, имя и отчество умершего сотрудника таможенного органа.

В алфавитной карточке, заполняемой на поступившие пенсионные документы, указывается учетный номер, под которым они зарегистрированы в книге учета пенсионных документов. При назначении пенсии и оформлении пенсионного дела рядом указывается номер, присвоенный пенсионному делу.

Если пенсионному делу присваивается новый номер, его указывают в алфавитной карточке, а старый номер зачеркивают.

В алфавитной карточке производят отметки о прекращении и возобновлении выплаты пенсии, о приобщении прекращенного пенсионного дела пенсионера таможенных органов к пенсионному делу членов его семьи, о высылке пенсионного дела в подразделение пенсионной службы, о возвращении и уничтожении пенсионного дела.

3.3.2. Учетные карточки заполняются на все пенсионные дела - вновь заведенные, восстановленные и поступившие из подразделений пенсионной службы, а также перерегистрированные в связи с назначением другого вида пенсии.

Учетные карточки разделяются по видам пенсий (за выслугу лет, по инвалидности, по случаю потери кормильца) и отдельно от них на получателей компенсаций. На учетные карточки пенсионных дел, имеющих ограниченные сроки выплаты, и на учетные карточки получателей компенсаций заводятся контрольно-учетные карточки (приложение 4), которые хранятся по срокам окончания выплаты пенсии; учетные карточки пенсионных дел хранятся в порядке номеров, присвоенных им по реестру пенсионных дел. Выдача карточки производится под роспись в карточке-заместителе (приложение 3).

(Пункт 3.3 в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию)

3.4. При смене начальника подразделения пенсионной службы либо замене сотрудника, непосредственно ответственного за хранение пенсионных дел, производится сверка имеющихся пенсионных дел и документов, по которым отказано в назначении пенсии, с данными книги учета пенсионных дел (приложение 1).

Полная инвентаризация пенсионных дел с одновременной проверкой наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела производится не реже одного раза в три года.

Результаты инвентаризации пенсионных дел и проверки наличия учетных карточек на действующие пенсионные дела оформляются актом, который утверждается руководителем таможенного органа.

При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:

- пенсионных дел и учетных карточек (абзац в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию);

- бланков строгой отчетности;

- противопожарного и охранного оборудования.

В обязательном порядке проверяются условия хранения документов.

Акты приема-передачи документов при смене ответственного за хранение пенсионных дел подписываются сдающими и принимающими лицами и утверждаются начальником таможенного органа с одновременным изданием приказа о назначении нового ответственного за хранение пенсионных дел.

При реорганизации подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206):

- производится полная инвентаризация документов ликвидируемых подразделений пенсионной службы (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206);

- составляется акт приема-передачи пенсионных дел, книги учета пенсионных дел, книги учета бланков строгой отчетности, учетных карточек, ведомости на выдачу бланков строгой отчетности (приложение 9), который подписывают сдающие и принимающие лица реорганизуемых подразделений пенсионной службы и копия которого высылается в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206);

- составляется Справка о передаче пенсионного дела (приложение 10) (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206).

3.5. При переезде пенсионера на новое место жительства в пределах деятельности регионального таможенного управления подразделением пенсионной службы на основании заявления пенсионера оформляется изменение адреса и банковских реквизитов в пенсионном деле и учетной карточке.

При переезде пенсионера на новое место жительства в регион деятельности другого РТУ его пенсионное дело вместе с учетной карточкой и выпиской из лицевого счета в 7-дневный срок со дня поступления выписки из лицевого счета пересылается в подразделение пенсионной службы по новому месту жительства для продолжения выплаты пенсии.

3.6. Пенсионные дела пенсионеров, выехавших на постоянное жительство за пределы Российской Федерации, высылаются (вместе с учетной карточкой) в отдел пенсионного обеспечения Регионального таможенного управления тылового обеспечения.

3.7. Подразделение пенсионной службы при пересылке пенсионного дела в другое подразделение пенсионной службы проверяет правильность выплаты пенсий, пособий и компенсаций произведенных по данному делу выплат пенсии и наличие в деле всех необходимых документов. Сопроводительное письмо к пенсионному делу подписывается начальником таможенного органа и начальником подразделения пенсионной службы (абзац дополнен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию).

Копия сопроводительного письма остается в подразделении пенсионной службы на контроле до поступления подтверждения о получении пенсионного дела.

3.8. Подразделение пенсионной службы, получившее пенсионное дело из другого таможенного органа, проверяет правильность произведенных по данному делу выплат пенсии, пособий и компенсаций, наличие в нем всех необходимых документов, правильность заполнения учетной карточки и высылает в таможенный орган, из которого получено пенсионное дело, подтверждение о получении дела с замечаниями по результатам его проверки, если таковые имеются.

При реорганизации региональных таможенных управлений подразделение пенсионной службы, получившее пенсионное дело из другого регионального таможенного управления, присваивает этому пенсионному делу новый номер, в учетной карточке изменяет номер пенсионного дела, наименование таможенного органа, п. 15, п. 16, при необходимости п. 18 учетной карточки, о чем своевременно сообщает в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России (абзац дополнительно включен приказом ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206)

3.9. В случае утраты пенсионером права на получение пенсии в подразделении пенсионной службы проверяется правильность произведенных выплат по пенсионному делу и в десятидневный срок со дня утраты права на пенсию оформляется прекращение пенсионного дела: производится запись на обложке дела о дате его прекращения и установленном сроке хранения, а также соответствующие отметки в книге учета пенсионных дел, в учетной и алфавитной карточках; составляется сообщение о дате и причинах прекращения выплаты пенсии (приложение 5) в двух экземплярах, один из которых высылается в пенсионную службу ГФЭУ ГТК России, а другой подшивается в прекращенное пенсионное дело (пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию).

3.10. В случае прекращения выплаты пенсии пенсионеру из числа сотрудников таможенных органов ввиду его смерти подразделение пенсионной службы в течение 10 дней оформляет прекращение пенсионного дела умершего и направляет запрос в таможенный орган по месту жительства умершего пенсионера для проверки права на пенсию по случаю потери кормильца и (или) единовременное пособие членов семьи умершего. Таможенным органом проверяется наличие членов семьи умершего и их право на пенсию и (или) единовременное пособие. При наличии права оформляются соответствующие документы для назначения пенсии и (или) единовременного пособия.

Если членам семьи умершего пенсионера из числа сотрудников таможенных органов назначается пенсия, то прекращенное пенсионное дело умершего (без обложки) вместе с учетной карточкой приобщается к пенсионному делу семьи, о чем делается отметка в алфавитной карточке умершего пенсионера и в книге учета пенсионных дел. При этом прекращенное пенсионное дело умершего пенсионера, приобщенное к пенсионному делу семьи и являющегося его составной частью, в последующем самостоятельно не учитывается.

3.11. При возобновлении выплаты пенсии по ранее прекращенному пенсионному делу или при поступлении пенсионного дела из другого таможенного органа, а также при переходе пенсионера на новый вид пенсии (с выслуги лет на инвалидность или с пенсии по инвалидности на пенсию за выслугу лет) эти дела регистрируются в книге учета пенсионных дел с присвоением им новых порядковых номеров, о чем делается отметка в алфавитных карточках. При этом в книге учета пенсионных дел против номера, за которым было зарегистрировано дело ранее, делается ссылка на новый номер дела.

В случае возвращения пенсионного дела из другого таможенного органа заполняется учетная карточка в одном экземпляре - для пенсионной службы ГФЭУ ГТК России. На пенсионное дело, по которому возобновлена выплата пенсии, учетная карточка заполняется в двух экземплярах - для пенсионного отделения таможенного органа и для пенсионной службы ГФЭУ ГТК России, а учетная карточка, ранее заполненная на это пенсионное дело, изымается из картотеки и приобщается к разделу первому пенсионного дела (пункт в редакции приказа ГТК России от 25 декабря 2000 года N 1206 - см. предыдущую редакцию).

3.12. Прекращенные пенсионные дела и дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, хранятся в течение следующих сроков:

а) пенсионные дела пенсионеров из числа сотрудников таможенных органов - 25 лет после прекращения выплаты пенсии;

б) пенсионные дела умерших пенсионеров из числа сотрудников таможенных органов при отсутствии у этих пенсионеров членов семьи, которые впоследствии могли бы реально претендовать на пенсию по случаю потери кормильца, - 5 лет после смерти пенсионеров;

в) пенсионные дела пенсионеров из числа членов семей умерших сотрудников таможенных органов - 5 лет после прекращения выплаты;

г) дела с документами, по которым отказано в назначении пенсии, - 10 лет со времени последнего обращения за назначением пенсии.