1. Для решения вопросов, связанных с применением ЕТТ, его изменениями и дополнениями, проводятся совещания представителей Сторон, в том числе в режиме видеоконференции.
Решения принимаются на основе единогласия Сторон по всем вопросам, за исключением:
1.1. Наименования Стороны настоящего Договора;
1.2. Наименования официального издания или адреса официального веб-сайта Стороны, в котором публикуются изменения и дополнения в ЕТТ;
1.3. Открытия и закрытия пограничных железнодорожных и припортовых станций, станций переотправки грузов на/с автомобильный и авиационный транспорт и станций налива грузов с трубопроводного транспорта;
1.4. Изменения и дополнения кода пограничных переходов;
1.5. Изменения и дополнения названий пограничных железнодорожных и припортовых станций, станций переотправки грузов на/с автомобильный и авиационный транспорт и станций налива грузов с трубопроводного транспорта;
1.6. Изменения и дополнения транзитных расстояний;
1.7. Сборов по хладотранспорту при перевозке по железным дорогам государств Сторон.
Изменения и дополнения ЕТТ, касающиеся вышеперечисленных подпунктов настоящей Статьи, вводятся в действие по уведомлению заинтересованной Стороны письмом Комитета ОСЖД в адрес Сторон настоящего Договора.
В уведомлении должны быть указаны конкретно: текст, подлежащий замене и/или дополнению, новый текст, а также дата введения его в действие. При этом период времени между датой направления такого уведомления заинтересованной Стороной и датой введения соответствующего изменения и/или дополнения в действие должен быть не менее 20 дней. В случае если этот период менее 20 дней, датой введения в действие является день, наступающий по истечении 20 дней с даты направления уведомления заинтересованной Стороной.
2. Подготовка и проведение совещаний обеспечиваются Комитетом ОСЖД.
3. Результаты совещаний оформляются протоколом, в котором указываются предполагаемые сроки выполнения соответствующих решений или введения в действие соответствующих изменений и дополнений в ЕТТ, а также порядковый номер изменений и дополнений. Окончательные сроки объявляются Комитетом ОСЖД согласно пункту 6 настоящей Статьи.
4. Предложения Сторон, а также депозитария настоящего Договора, по изменению и дополнению ЕТТ направляются Комитету ОСЖД и другим Сторонам не позднее чем за два месяца до начала совещания. Предложения по изменению и дополнению ЕТТ должны содержать конкретные формулировки.
Проект повестки дня предстоящего совещания Комитет ОСЖД направляет Сторонам не позднее, чем за два месяца до начала совещания.
5. Представители Сторон, участвующие в совещании, должны иметь соответствующие полномочия.
Сторона имеет право представлять интересы только одной из отсутствующих Сторон настоящего Договора и пользоваться её голосом на совещании, если она располагает её письменными полномочиями. О передаче своих полномочий Сторона письменно уведомляет Комитет ОСЖД не менее чем за 20 дней до начала совещания.
6. Стороне, не представленной на совещании, Комитет ОСЖД высылает протокол совещания почтой с одновременным уведомлением по электронной почте об этом, а также в электронном виде в формате Word и PDF на официальный адрес Стороны. Если в течение 45 дней со дня направления протокола по электронной почте от отсутствующей Стороны в адрес Комитета ОСЖД и других Сторон не поступит возражений по принятым на совещании решениям, последние считаются одобренными ею.
Результаты такого согласования (введение в действие соответствующих изменений и дополнений с определённой даты или их непринятие) сообщаются Комитетом ОСЖД всем Сторонам. При этом период времени между датой направления такого сообщения и датой введения соответствующего изменения в действие должен быть не менее 45 дней.
7. При необходимости предварительной подготовки материалов до проведения совещаний представителей Сторон созываются совещания экспертов.