65. Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела оформляются на всех работников. Материалы личного дела формируются в порядке, установленном пунктом 67 Инструкции. Титульный лист личного дела (приложение N 6) печатается на бланке Службы (территориального органа) и должен включать:
- наименование Службы (территориального органа);
- указание номера экземпляра личного дела;
- заголовок и номер дела;
- фамилию, имя, отчество работника;
- дата оформления личного дела;
- дата окончания личного дела (увольнения работника и закрытия личного дела);
- количество листов (заполняется после закрытия личного дела);
- срок хранения.
Папка для хранения личного дела:
- должна быть выполнена из прочного износоустойчивого материала (пластик или жесткий картон);
- должна иметь внутреннее крепление для жесткой фиксации (сшива) материалов личного дела в хронологическом порядке (пружинный скоросшиватель и т.д.);
- титульный лист обложки папки с внутренней стороны должен иметь карман, или конверт для хранения фотографий, карточки заместителя личного дела;
- папка должна закрываться с четырех сторон, иметь возможность фиксации обложки (защелки, тесемки, гибкий фиксатор и т.д.).
Каждое личное дело должно иметь карточку - заместитель личного дела (приложение N 7).
Ведение нескольких личных дел на одного работника не допускается.
66. В случае служебной необходимости (для руководителей и заместителей руководителей территориальных органов) личное дело может формироваться в двух экземплярах, при этом первый экземпляр личного дела хранится по месту фактического пребывания работника (по месту ведения и хранения трудовой книжки), а второй экземпляр - в кадровой службе представителя нанимателя.
67. К личному делу приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о приеме на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы (заявление о приеме на работу);
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению (медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для выполнения обусловленной работы - при необходимости);
- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и справка о соблюдении ограничений, установленных законодательством, регулирующим вопросы государственной службы (представленные гражданином при приеме);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
- копия трудовой книжки и (или) документов, подтверждающих прохождение военной или иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;