ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

ПРИКАЗ

от 30 мая 2008 года N 372

Об утверждении и введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству
 в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-20-04-2008).

2. Руководителям территориальных органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору в месячный срок привести нормативные акты территориальных органов в соответствие с Инструкцией по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Руководитель
К.Б.Пуликовский

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы
по экологическому,
технологическому и
атомному надзору
от 30 мая 2008 года N 372

Введена в действие
с 30 мая 2008 года

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору

РД-20-04-2008

I. Общие положения

1. Инструкция по кадровому делопроизводству в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением трудовых правоотношений, повышения его эффективности, формирования и развития единых требований для центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба), обеспечения контроля исполнения и установления единого порядка работы с кадровыми документами.

2. Инструкция обязательна для работников кадровых служб и отдельных работников, специально уполномоченных для ведения кадровой работы, и устанавливает требования к организации кадрового делопроизводства, порядку оформления, ведения, регистрации хранения и учета документов, образующихся в процессе деятельности кадровых служб (таких как приказы, личные дела, трудовые книжки, личные карточки, штатные расписания и штатные расстановки, служебные контракты (трудовые договоры) и дополнительные соглашения к ним, и иных кадровых документов). Действие Инструкции распространяется на документы несекретного характера.

3. Инструкция разработана на основании требований Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудового кодекса Российской Федерации, Указа Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225, Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 года N 69, Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-22-05-2006), Регламента Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (утвержден приказом Службы от 24.07.2006 N 724), иных документов нормативного характера, касающихся порядка подготовки, оформления, регистрации, учета и контроля исполнения документов.

4. Методическое руководство организацией и совершенствованием кадрового делопроизводства в Службе и контроль установленного Инструкцией порядка работы с кадровыми документами возлагается на Управление по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны.

5. Ответственность за организацию работы по исполнению требований Инструкции возлагается на начальника Управления по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны и руководителей территориальных органов.

6. В целях обеспечения кадрового делопроизводства Управление по вопросам государственной службы, кадровой политики и защиты государственной тайны и кадровые службы территориальных органов имеют простые (негербовые) круглые печати и штампы.

II. Организация работы кадрового делопроизводства

7. В целях исполнения требований законодательства, регулирующего вопросы государственной службы, и трудового законодательства приказом Службы (для центрального аппарата) и приказом территориального органа (для территориальных органов) из числа работников кадровой службы назначаются:

- лица, уполномоченные на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных работников в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных;

- лица, ответственные за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них.

8. Кадровые службы или должностные лица, специально уполномоченные для ведения кадровой работы, обеспечиваются:

- отдельными изолированными помещениями для работы с кадровыми документами, хранения трудовых книжек, личных дел и иных документов, содержащих персональные сведения о работниках, исключающими возможность ознакомления третьих лиц или утраты документов, содержащих персональные данные работников;

- необходимым количеством рабочих мест, оргтехникой, средствами связи, техническими и иными средствами для обеспечения деятельности кадровой службы;

- запираемыми металлическими (несгораемыми) шкафами или сейфами для хранения трудовых книжек, вкладышей в них, бланков строгой отчетности и личных дел работников в необходимом количестве;

- необходимыми бланками и формами документов, книг и журналов, используемых кадровыми службами в соответствии с требованиями действующего законодательства.

III. Основные составляющие системы кадрового делопроизводства

9. Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности кадровой службы путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения предусмотренных законодательством и нормативными актами Службы бланков, форм, книг и журналов.

10. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Службы, управлений центрального аппарата и территориальных органов, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и отдельных работников.

11. К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой службы, относятся:

- положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору;

- положения об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов;

- руководящие документы Службы, регламентирующие задачи и функции кадровой службы;

- организационная структура и штатное расписание Службы и территориальных органов;

- служебный распорядок Службы;

- должностные регламенты (должностные инструкции) работников, а также иные организационные документы для выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и трудовым законодательством.

12. Разработка, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, хранение, изменение и пересмотр положений об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-03-12-2005).

13. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности Службы, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки, аттестации, переподготовки, повышения квалификации и т.д.

14. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему денежного содержания или заработной платы, осуществления доплат или удержаний. Примерные формулировки приказов по личному составу приведены в приложении N 1.

15. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи руководителю Службы или территориального органа при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

16. Для подготовки приказов о командировании работника и о предоставлении работнику отпуска допускается использование унифицированных форм, утвержденных постановлением Федеральной службы Государственной статистики Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (формы N Т-9, Т-9а и форма N Т-6).

17. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителем юридической службы или работником, на которого возложены обязанности по проведению правовой экспертизы нормативных и правовых актов.

18. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу связанные с финансово-хозяйственной деятельностью, введением или изменением структуры и (или) штатного расписания кроме лиц, указанных в пункте 17 визируются начальником финансового органа (главным бухгалтером).

19. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

20. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

21. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

22. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом в разрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.

23. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

24. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

25. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

26. Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по личному составу делятся на категории в соответствии со сроками хранения, каждая из которых имеет свою буквенно-цифровую нумерацию, так для приказов по личному составу (прием, увольнение, переводы и т.д.) принято буквенное обозначение "лс", для приказов о предоставлении отпусков - "к", для приказов о командировании - "кр".

27. Приказы по личному составу регистрируются кадровой службой в журналах регистрации приказов и хранятся в соответствии с категорией, к которой отнесен приказ, и датой его подписания в хронологическом порядке.

28. Кадровой службой, в соответствии с утвержденной руководителем и согласованной учреждением Федеральной архивной службы России номенклатурой дел государственного органа, формируются дела. Документы в дела объединяются по тематическому признаку и установленному сроку хранения, приказы по личному составу в дела объединяются в зависимости от категории.

29. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и конкурсных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, листки временной нетрудоспособности и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

30. Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем Службы или территориального органа на следующий календарный год не менее чем за две недели до конца текущего календарного года.

31. Временная нетрудоспособность работника подтверждается листком нетрудоспособности, который выдается медицинским учреждением.

32. Листок нетрудоспособности работник передает должностному лицу, ответственному за ведение табельного учета в управлении центрального аппарата или в структурном подразделении территориального органа Службы, который заполняет оборотную сторону листка нетрудоспособности, подписывает у непосредственного начальника и передает в кадровую службу.

33. Работники кадровой службы регистрируют листок нетрудоспособности, проверяют правильность и полноту оформления и передают его в финансовое подразделение для проведения расчетов.

IV. Оформление трудовых отношений при приеме

34. Поступление гражданина на гражданскую службу для замещения должности гражданской службы осуществляется по результатам конкурса, согласно статье 22 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Организация и проведение конкурсных мероприятий для замещения вакантных должностей государственной гражданской службы осуществляется в порядке и в сроки установленные законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и нормативными актами Службы.

35. Гражданин при поступлении на гражданскую службу должен предъявить, а работники кадровой службы обязаны затребовать от него следующие документы:

- заявление с просьбой о приеме на государственную службу и замещении должности государственной службы;

- собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы;

- документы об образовании, повышении квалификации и переподготовке;

- паспорт;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовая деятельность осуществляется впервые;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- медицинское заключение (справка формы 086У);

- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера (декларацию о доходах на имущество - подается в налоговый орган по месту жительства);

- справку о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности федеральной государственной службы, заполняется на основе декларации (утверждена Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 года N 484);

- фотографии 4 штуки размером 3x4, матовые, черно-белые, овальные;