9. Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности кадровой службы путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения предусмотренных законодательством и нормативными актами Службы бланков, форм, книг и журналов.
10. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Службы, управлений центрального аппарата и территориальных органов, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и отдельных работников.
11. К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой службы, относятся:
- положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору;
- положения об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов;
- руководящие документы Службы, регламентирующие задачи и функции кадровой службы;
- организационная структура и штатное расписание Службы и территориальных органов;
- служебный распорядок Службы;
- должностные регламенты (должностные инструкции) работников, а также иные организационные документы для выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы государственной службы, и трудовым законодательством.
12. Разработка, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, хранение, изменение и пересмотр положений об управлениях центрального аппарата и территориальных органах, отделах (самостоятельных структурных подразделениях) территориальных органов осуществляется в соответствии с требованиями Положения о порядке разработки руководящих документов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (РД-03-12-2005).
13. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности Службы, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки, аттестации, переподготовки, повышения квалификации и т.д.
14. Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему денежного содержания или заработной платы, осуществления доплат или удержаний. Примерные формулировки приказов по личному составу приведены в приложении N 1.
15. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи руководителю Службы или территориального органа при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
16. Для подготовки приказов о командировании работника и о предоставлении работнику отпуска допускается использование унифицированных форм, утвержденных постановлением Федеральной службы Государственной статистики Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (формы N Т-9, Т-9а и форма N Т-6).
17. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем кадровой службы, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителем юридической службы или работником, на которого возложены обязанности по проведению правовой экспертизы нормативных и правовых актов.
18. Проекты приказов (распоряжений) по личному составу связанные с финансово-хозяйственной деятельностью, введением или изменением структуры и (или) штатного расписания кроме лиц, указанных в пункте 17 визируются начальником финансового органа (главным бухгалтером).
19. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
20. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
21. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
22. Преамбула в проектах приказов завершается словом "п р и к а з ы в а ю", которое печатается строчными буквами обычным шрифтом в разрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
23. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
24. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
25. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
26. Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по личному составу делятся на категории в соответствии со сроками хранения, каждая из которых имеет свою буквенно-цифровую нумерацию, так для приказов по личному составу (прием, увольнение, переводы и т.д.) принято буквенное обозначение "лс", для приказов о предоставлении отпусков - "к", для приказов о командировании - "кр".
27. Приказы по личному составу регистрируются кадровой службой в журналах регистрации приказов и хранятся в соответствии с категорией, к которой отнесен приказ, и датой его подписания в хронологическом порядке.
28. Кадровой службой, в соответствии с утвержденной руководителем и согласованной учреждением Федеральной архивной службы России номенклатурой дел государственного органа, формируются дела. Документы в дела объединяются по тематическому признаку и установленному сроку хранения, приказы по личному составу в дела объединяются в зависимости от категории.
29. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и конкурсных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, листки временной нетрудоспособности и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
30. Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым руководителем Службы или территориального органа на следующий календарный год не менее чем за две недели до конца текущего календарного года.