4.1. В целях отчетности за поступления и расходы Организации ведутся соответствующие бухгалтерские книги.
4.2. В бухгалтерских книгах учитывается накопленная на конец периода прибыль, к которой кредитуется:
а) излишек поступлений над расходами к концу финансового года;
b) остатки, не израсходованные к концу двенадцатимесячного периода, упомянутого в правиле 3.2, по обязательствам предшествовавшего года, но не оплаченные;
c) возвраты из любых источников расходов Организации за предыдущий год.
4.3. Денежные суммы из накопленной прибыли на конец периода могут временно использоваться в размерах, необходимых для финансирования ассигнования, вплоть до получения ежегодных платежей от Договаривающихся Сторон.
4.4. После консультаций с представителями всех членов Генерального совета председатель Генерального совета может утверждать расходы из накопленных средств на непредвиденные и чрезвычайные расходы, необходимые для успешной работы Организации. Такие средства не должны превышать 20% от ежегодного бюджета на текущий финансовый год.
4.5. Постоянный административно-финансовый комитет и Генеральный совет на каждой ежегодной сессии осуществляют проверку средств. По мере возможности Генеральный совет учитывает возможные непредвиденные расходы на последующие три года и старается сохранить средства на конец периода на уровне, достаточном для финансирования ассигнований в соответствии с правилом 4.3 и для использования в случае крайней необходимости в соответствии с правилом 4.4.
4.6. Исполнительный секретарь как можно быстрее информирует все Договаривающиеся Стороны о ежегодных взносах в соответствии со ст.XVI, параграфами 3 и 4 по утверждении Генеральным советом ежегодного бюджета.
При подсчете взносов Исполнительный секретарь уменьшает сумму, предусмотренную бюджетом, на величину налогов персонала за предшествующий год, если таковые были, а также на часть, определенную Генеральным советом как расходы из накоплений.
4.7. Ежегодные взносы погашаются полностью в течение 30 дней по получении от Исполнительного секретаря информации, упомянутой в правиле 4.6, или в первый день финансового года; непогашенный остаток считается задолженностью.
4.8. Новые Договаривающиеся Стороны в первый год оплачивают свои ежегодные взносы за указанный финансовый год в течение 90 дней со времени сдачи Правительству-депозитарию документа о присоединении в соответствии со ст.XVI Конвенции, параграфом 8.