МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
от 30 декабря 1980 года N 176
О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства
просвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения*О)
В целях обеспечения сохранности документов и улучшения организации делопроизводства, упорядочения отбора на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности аппарата Министерства просвещения СССР и учреждений его системы,
приказываю:
1. Ввести в действие утвержденный Министерством просвещения СССР и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы согласно приложению.
2. Министрам просвещения союзных и автономных республик, заведующим краевыми, областными, городскими и районными отделами народного образования. Академии педагогических наук СССР, начальникам Главного управления школ, управлений и отделов Министерства просвещения СССР, руководителям организаций и учреждений системы просвещения обеспечить отбор документов на хранение и уничтожение в строгом соответствии с указанным Перечнем.
Заместитель Министра
Ф.Г.Паначин
УКАЗАНИЯ
по применению Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР и учреждений его системы
1. Общие положения
1.1. Настоящий Перечень документов составлен на основании Положения о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденного постановлением Совета Министров СССР 4 апреля 1980 года N 274, и в соответствии с перечнями типовых документов со сроками хранения, изданными Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
1.2. В Перечень включена как типовая, так и специфическая документация, которая возникает в деятельности государственных учреждений системы Министерства просвещения СССР и организаций на общественных началах, действующих в этой системе. Сроки хранения документов, установленные настоящим Перечнем, являются обязательными для всех категорий учреждений, организаций и предприятий системы.
1.3. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов и улучшения организации делопроизводства в учреждениях просвещения, является руководством при определении сроков хранения, отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности аппарата Министерства просвещения СССР и учреждений его системы. Перечень может служить пособием для классификации документов текущего делопроизводства, формирования дел и составления номенклатур. Действие Перечня распространяется как на документацию открытого делопроизводства, так и на документацию с ограничительными грифами.
1.4. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указанием автора, корреспондента, даты, места создания документа и т.д. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения категорий документов и номера статей по Перечню.
1.5. Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно", подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы, как правило, в виде подлинников в сроки, установленные Положением о Государственном архивном фонде СССР. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. При необходимости по решению экспертных комиссий учреждений сроки хранения отдельных дел могут быть продлены. Снижение сроков хранения, установленных данным Перечнем, снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) воспрещается.
1.6. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива СССР по представлению Министерства просвещения СССР.
2. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по производственно-отраслевому принципу и состоит из разделов и подразделов, которые содержат систематическое перечисление вопросов и видов документов применительно к вопросам деятельности Министерства просвещения СССР, Академии педагогических наук СССР, Министерств просвещения союзных и автономных республик, учреждений, организаций, предприятий системы Министерства просвещения СССР.
2.2. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности. Все акты органов государственной власти и государственного управления (законы, указы, постановления, распоряжения и др.) даны в 1 и 2 разделах Перечня.
Документы по планированию, финансированию и отчетности отражены соответственно в 3, 4 и 5 разделах Перечня.
Распорядительные и инструктивные документы и документы по планированию и отчетности, относящиеся к специфическим вопросам деятельности Министерства просвещения СССР и учреждений его системы, отражены в соответствующих разделах Перечня.
Документы по организации школьного и педагогического образования, развитию педагогической науки, установлению международных связей и др. вопросам народного образования даны в 6-19 разделах Перечня.
2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня размещены в порядке значимости вопросов и видов документов с учетом их взаимосвязи и логической последовательности.
В целом ряде статей употреблен термин "документы". Он предусматривает объединение в одном деле таких документов как положения, протоколы, стенограммы, планы, отчеты, сведения, доклады, заключения, рецензии и т.д. по одному вопросу. Виды документов в каждой статье с названием "документы" не перечислены. Исключение составляют статьи 24, 65, 295, 297 и др., в которых разновидности документов отражают специфику документирования определенного вопроса и должны быть указаны конкретно.
2.4. Сроки хранения документов в настоящем Перечне дифференцированы в зависимости от значимости и масштабов деятельности учреждений системы просвещения и распределены по 5 звеньям (графы 3, 4, 5, 6, 7):
1-е звено | - | Министерство просвещения СССР (центральный аппарат), Ученый методический совет и Центральная детская экскурсионно-туристская станция при Министерстве просвещения СССР, Академия педагогических наук СССР (президиум); |
2-е звено (графа 4) | - | Министерства просвещения союзных республик и методические кабинеты при них; |
3-е звено (графа 5) | - | Министерства просвещения автономных республик, краевые, окружные, областные, городские и районные отделы народного образования и методические кабинеты при них; |
4-е звено (графа 6) | - | Научно-исследовательские институты АПН СССР и министерств просвещения союзных и автономных республик; высшие педагогические учебные заведения; |
Документы организаций и учреждений, отнесенных настоящим Перечнем к 1-4 звену (графы 3-6) подлежат приему на хранение в государственные архивы.
5-е звено (графа 7) | - | Организации выборочного приема: |
- | средние педагогические учебные заведения; | |
- | областные и городские институты усовершенствования учителей; | |
- | научно-педагогические библиотеки; | |
- | фильмотеки областные, краевые; | |
- | школы: средние общеобразовательные (в том числе с углубленным изучением ряда предметов); | |
- | школы-интернаты; | |
- | школы с продленным днем; | |
- | средние общеобразовательные школы для работающей молодежи; | |
- | специальные общеобразовательные школы и школы-интернаты для детей, имеющих недостатки в умственном и физическом развитии; | |
- | специальные школы для детей и подростков, нуждающихся в особых условиях воспитания; | |
- | санаторно-лесные школы и санаторные школы-интернаты; | |
- | детские дома: общего типа, санаторного, специальные; | |
- | внешкольные учреждения: | |
- | Дворцы пионеров областные, окружные, городские, районные Дома пионеров; | |
- | станции юных туристов краевые, областные, окружные; | |
- | самостоятельные детско-юношеские клубы юных моряков с флотилиями и пароходствами; | |
- | детско-юношеские спортивные школы всех видов, областные, окружные, городские, районные; | |
- | музыкальные школы, художественные школы (за исключением музыкальных школ-семилеток и художественных школ-четырехлеток системы органов культуры); | |
- | детские библиотеки областные, краевые, окружные, городские, районные. |
К 5-му звену относятся учреждения, организации и предприятия, документы которых на госхранение принимают выборочно.
При определении сроков хранения документов организаций выборочного приема следует руководствоваться соответствующими примечаниями, в которых указывается, в составе фондов каких учреждений пост.упают на госхранение те или иные виды документов и какие документы подлежат пост.оянному хранению в учреждениях, определенных местными архивными органами в качестве источников комплектования государственных архивов. Остальным учреждениям, не включенным в список организаций выборочного приема, при определении сроков хранения документов следует руководствоваться временными сроками, установленными для 5-го звена.
5-е звено (графа 7) | - | Организации, документы которых не пост.упают на госхранение: |
- | общего типа (ясли, детские сады, детские ясли-сады с круглосуточным пребыванием детей); | |
- | специальные (для детей, имеющих недостатки в умственном и физическом развитии); | |
- | санаторные дошкольные учреждения; | |
- | клубы юных техников; | |
- | детские Дома культуры; | |
- | комнаты школьника; | |
- | экскурсионно-туристские и спортивные базы; | |
- | детские стадионы городские и районные; | |
- | пионерские и другие загородные и городские лагеря профсоюзов и других ведомств; | |
- | детские хоровые студии, создаваемые хоровыми обществами; | |
- | фильмотеки городские и районные; | |
- | учебные коллекторы; | |
- | предприятия по изготовлению учебного оборудования и учебно-наглядных пособий; | |
- | магазины учебно-наглядных пособий; | |
- | снабженческие базы; | |
- | учебно-производственные мастерские; | |
- | подсобные сельские хозяйства. |
Документы организаций вспомогательного, обслуживающего характера и т.п. не подлежат приему на госхранение. Они имеют, в основном, практическое значение и для них в Перечне установлены временные сроки хранения (5-е звено, графа 7).
2.5. До передачи на государственное хранение документы пост.оянного срока, включенные в настоящий Перечень, хранятся в учреждениях общесоюзного и республиканского подчинения - 15 лет, областного подчинения - 10 лет, городского и районного подчинения - 5 лет. По истечении этих сроков документы должны передаваться в государственные архивы.
При отборе на госхранение кинофотодокументов следует руководствоваться методическими рекомендациями, подготовленными ВНИИДАД Главархива СССР "Основные положения отбора на госхранение кинофотодокументов" (М., 1978).
2.6. Выборочный прием от организаций 5-го звена (графа 7) осуществляется как целого комплекса документов пост.оянного хранения отдельных учреждений (из числа однотипных), так и определенных категорий документов от вышестоящих организаций.
Порядок отбора документов пост.оянного хранения в организациях выборочного приема и списки этих организаций с конкретным их наименованием определяются местными архивными органами совместно с соответствующими органами народного образования. Например, в отношении школ можно рекомендовать включать в списки источников комплектования областных архивов (городских - с пост.оянным составом документов) по 1-2 школы с разными языками, на которых ведется преподавание на данной территории; школы, различные по типу общеобразовательных задач, отличающиеся программами и методиками работы общеобразовательные школы и школы-интернаты; школы при санаториях для больных детей; школы с углубленным изучением отдельных предметов; школ, в которых трудятся выдающиеся педагоги, ученые-экспериментаторы). Такой же принцип отбора полного комплекса документов пост.оянного хранения 1-2 учреждений из числа однотипных можно рекомендовать и в отношении следующих организаций:
- педагогических училищ,
- Дворцов (Домов) пионеров,
