59. Бланки свидетельств и удостоверений хранятся как документы строгой отчетности.
60. Персональную ответственность за организацию работы по хранению, учету и выдаче свидетельств и удостоверений несет руководитель территориального органа.
Персональную ответственность за своевременное и правильное заполнение свидетельств, удостоверений, за их учет и выдачу несет лицо, уполномоченное руководителем территориального органа.
61. Выдача свидетельств регистрируется в книге учета свидетельств (приложение N 13 к Административному регламенту), которая должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя территориального органа и гербовой печатью этого органа.
62. Выдача удостоверений осуществляется территориальным органом в день принятия им решения о признании лица вынужденным переселенцем и регистрируется в книге учета удостоверений (приложение N 14 к Административному регламенту), которая должна быть пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя территориального органа и гербовой печатью этого органа.
63. Учет и хранение бланков свидетельств и удостоверений организуются в порядке, обеспечивающем их надежную сохранность.
64. В территориальных органах бланки свидетельств и удостоверений должны храниться в специально оборудованных складских помещениях, защищенных от проникновения влаги, с надежными запорами на дверях и установленными на окнах металлическими решетками. Эти помещения должны быть оборудованы пожарно-охранной сигнализацией, выведенной на пульт вневедомственной охраны при ОВД (УВД), на территории которого расположено складское помещение.
На складе необходимо иметь исправные средства тушения пожаров.
65. В подразделениях территориальных органов бланки свидетельств и удостоверений хранятся в отдельных сейфах или несгораемых шкафах (ящиках).
Склады и сейфы (шкафы и ящики) с бланками свидетельств и удостоверений опечатываются руководителем территориального органа или сотрудником, непосредственно осуществляющим функции учета и хранения бланков свидетельств и удостоверений.
66. Вскрытие упаковок с бланками свидетельств и удостоверений, полученных из ФМС России, в территориальном органе производится в присутствии комиссии, назначаемой приказом руководителя территориального органа.
67. Подтверждения о получении бланков свидетельств и удостоверений направляются в ФМС России. В случаях недостачи, излишков или обнаружения дефектных бланков свидетельств и удостоверений составляются акты в 2 экземплярах. Второй экземпляр акта направляется в ФМС России.
68. В случаях утраты и хищений бланков свидетельств и удостоверений проводятся служебные проверки для установления причин и обстоятельств случившегося. Материалы проверки не позднее 10-дневного срока со дня обнаружения факта утраты или хищения подлежат утверждению руководителем подразделения и представляются руководству территориального органа для последующего информирования ФМС России о принятых мерах.
69. Проверки обеспечения учета и хранения бланков свидетельств и удостоверений в территориальных органах осуществляются не реже одного раза в квартал комиссиями, ежегодно назначаемыми приказами руководителей территориальных органов.
В состав комиссии входят не менее трех сотрудников территориального органа, один из которых должен являться сотрудником финансового подразделения территориального органа.
70. Свидетельство и удостоверение заполняются на русском языке, разборчивым почерком черными (синими) чернилами или ручкой с черной (синей) пастой. Сокращения и исправление записей не допускаются.
В свидетельство вносятся записи о получении подавшим ходатайство лицом единовременного денежного пособия и иных выплат, направления на проживание в центре временного размещения вынужденных переселенцев, направления на прохождение обязательного медицинского осмотра, направления на проезд и провоз багажа к месту временного поселения.
Каждая запись в свидетельстве заверяется руководителем территориального органа или лицом, специально им уполномоченным, и гербовой печатью этого органа.
71. Замена выданного свидетельства осуществляется в связи с переменой подавшим ходатайство лицом фамилии, имени, отчества либо установлением неточности в сведениях, внесенных в него.
В случае обнаружения неточности в записях, внесенных в свидетельство, отсутствия фотографии или при негодности свидетельства по другим причинам, а также при его утрате, территориальный орган выдает дубликат свидетельства.
Для замены свидетельства или выдачи дубликата лица представляют соответствующее заявление, документ, удостоверяющий личность, фотографию и свидетельство, подлежащее замене.
Лицо, утратившее свидетельство, должно незамедлительно сообщить об этом в территориальный орган, на учете в котором состоит.
72. Свидетельство должно быть сдано в территориальный орган, выдавший его, в случае:
получения отказа в признании лица вынужденным переселенцем;
получения удостоверения вынужденного переселенца;
прекращения гражданства Российской Федерации;
выезда лица для постоянного проживания за пределы территории Российской Федерации;
смерти лица, получившего свидетельство.