Об утверждении Временного порядка по использованию ведомственной электронной почты дли передачи между таможенными органами электронных копий документов, содержащих сведения ограниченного распространения, и не содержащих сведений, составляющих ...

СТРУКТУРНАЯ СХЕМА
организации обмена электронными копиями документов в таможенных органах
(с использованием ВЭП)

в независимости от используемой в таможенном органе системы ВЭП (Group Wise или MS Exchange) в качестве почтового клиента устанавливается MS Outlook 2000/XP(2002)/2003 или Outlook Express (приложение N 1 к Временному порядку) (в случае применения сервера GroupWise необходимо установить на сервере SMTP-шлюз);

сертифицированное по требованиям безопасности информации средство криптографической защиты информации "Крипто Про CSP".

9. Начальник таможенного органа распоряжением назначает из числа должностных лиц подразделения документационного обеспечения двух должностных лиц (операторов приема-передачи), ответственных за прием-передачу электронных копий документов.

10. Нa этих должностных лиц в соответствии с приказом ГТК России от 3 октября 2003 года N 1111дсп "О ключевой информации в ЕАИС ГТК России" оформляется заявка на получение сертификата ключей электронной цифровой подписи (ЭЦП).

11. Обращение, применение, хранение и замена ключевых носителей осуществляются в соответствии с приказом ГТК России от 3 октября 2003 года N 1111дсп.

12. Передача электронных копий документов осуществляется в соответствии со структурой и подчиненностью таможенных органов: таможенный пост (пункт пропуска) - таможня, таможня - региональное таможенное управление (РТУ), РТУ - ФТС России и в обратном направлении (см.рис.1).

13. Для подтверждения подлинности электронной копии документа может применяться ЭЦП.

14. При отправке электронных копий документов подписанный бумажный оригинал документа (сопроводительного документа) вместе с электронной копией приложения (при наличии) на учтенном машинном носителе представляются исполнителем или ответственным за делопроизводство структурного подразделения на регистрацию в ОДО. После регистрации ОДО на учтенном машинном носителе (или оператор приема-передачи на рабочем месте) подготавливают электронный образ (в формате TIF) зарегистрированного установленным порядком сопроводительного документа и вместе с электронной копией приложения указанные материалы представляются для отправки.

15. Оператор формирует электронное почтовое сообщение адресату, прикрепляет электронный образ зарегистрированного сопроводительного документа вместе с электронной копией приложения (при наличии), зашифровывает и отправляет сообщение соответствующему адресату. В журнале приема-передачи информации делается соответствующая регистрационная запись.

16. При приеме электронного сообщения оператор приема-передачи средствами почтового клиента расшифровывает его.

17. При невозможности расшифровки электронного сообщения оператор приема-передачи, получивший электронное сообщение, обязан незамедлительно сообщить об этом оператору-отправителю любыми доступными средствами связи, а при необходимости направить отправителю подписанное ЭЦП уведомление.

18. После расшифровки электронного сообщения оно передается для дальнейшей обработки.

19. Оператор приема-передачи выполняет печать электронного образа сопроводительного документа и передает его для осуществления установленным порядком регистрации и учета. На бумажной копии электронного образа сопроводительного документа делается отметка о размноженной копии сопроводительного документа (например, экз. N 5/1), что также отражается и в электронной регистрационной карточке. При необходимости ознакомления руководства ФТС России или таможенного органа с приложением (при наличии) оператор приема-передачи выполняет печать электронной копии приложения и передает приложение для осуществления установленным порядком регистрации или учета. На бумажной копии приложения к документу делается отметка о размноженной копии приложения к документу (например, приложение: к исх. N _____ от ____, экз. N 5/1 на ____ л.), что также отражается и в электронной регистрационной карточке.

20. Электронный образ сопроводительного документа и электронная копия приложения (при наличии) сохраняются на АРМ приема-передачи до получения исполнителем входящего документа.

21. После получения в структурном подразделении электронной регистрационной карточки и бумажной копии сопроводительного документа должностное лицо структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, или исполнитель документа представляют оператору приема-передачи учтенный в установленном порядке машинный носитель. Оператор приема-передачи копирует полученный электронный образ сопроводительного документа и электронную копию приложения (при наличии) на учтенный установленным порядком машинный носитель исполнителя с отметкой в журнале учета переноса информации на машинные носители.

22. После переноса информации на машинный носитель исполнителя электронный образ сопроводительного документа и электронная копия приложения (при наличии) удаляются оператором с АРМ приема-передачи. В журнале учета переноса информации делается соответствующая регистрационная запись.