6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов заводимых в Судебном департаменте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", положениями о структурных подразделениях Судебного департамента, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурой дел Судебного департамента за прошлый год, Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
6.1.3. В Судебном департаменте составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел Судебного департамента.
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения Судебного департамента (приложение N 25) составляется непосредственно в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив Судебного департамента, и представляется в Управление делами до 1 ноября текущего года.
Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на работника, ответственного за делопроизводство.
6.1.5. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и представляет в Управление делами для включения в сводную номенклатуру дел Судебного департамента.
6.1.6. На основе номенклатуры дел структурных подразделений Управлением делами ежегодно составляется сводная номенклатура дел Судебного департамента на очередной календарный год (приложение N 26).
Сводная номенклатура дел визируется ответственным за центральный архив, подписывается управляющим делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет). Утверждается Генеральным директором Судебного департамента ежегодно.
6.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, и включается в раздел Управления делами сводной номенклатуры дел; второй - используется в Управлении делами в качестве рабочего; третий - применяется в центральном архиве Судебного департамента; четвертый - передается в Государственный архив Российской Федерации, с которым согласовывалась номенклатура дел.
6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел Судебного департамента структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренных изменений функций и структуры Судебного департамента сводная номенклатура составляется и согласовывается заново.
6.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Судебного департамента. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Управления делами.
6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел и журналов учета, в том числе и с пометкой "Для служебного пользования", отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела (вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.12. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Судебном департаменте цифрового обозначения структурного подразделения (приложение N 6), отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 6 - 3 - 04, где 6 - обозначение Управления делами, 3 - обозначение отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, 04 - порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, доклады, отчеты и т.д.). Например: "Документы по вопросам информатизации органов и учреждений Судебного департамента".
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например: "Протоколы коллегии Судебного департамента".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование, например: "Переписка с управлениями (отделами) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации по вопросам состояния зданий".
При необходимости заголовок может быть дополнен другими элементами.