6.3.1. Дела Судебного департамента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, или исполнителями структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Судебного департамента.
6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела;
составление заверительной надписи дела;
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.3.3. Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом С4 (230 х 320 мм) и оформляется по установленной форме (приложение N 27). На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Судебного департамента указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Судебного департамента; дата дела - указывается на начало заведения и окончания документов в деле.
При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.
Для дел с приказами (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания - дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.
Если делом является журнал приказов, распоряжений или журнал учета тех или иных документов, то датой журнала будут календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если в деле имеются отдельные документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами делается оговорка: "Имеются документы за - годы".
Количество листов в деле проставляется на основании заверительной надписи дела.
Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Судебного департамента. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.
На обложке дела оставляется место для двойного архивного штампа, левая часть которого заполняется в центральном архиве Судебного департамента (приложение N 27), а правая - в Государственном архиве Российской Федерации. Штамп проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах соответственно.
При оформлении обложки дела надписи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений, чернилами, пастой или тушью черного (синего) цвета.
6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.