6.6.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 31) проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения.
6.6.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2002 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2006 года.
При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:
документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;
однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;
при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.
6.6.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.
6.6.4. Документы, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются на предприятия вторсырья, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.
Сдача документов производится ответственным за центральный архив и оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте о выделении документов к уничтожению.
На основании акта в учетных документах центрального архива производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.
6.6.5. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке.