14. Заседания наблюдательного совета созываются председателем наблюдательного совета или уполномоченным председателем наблюдательного совета членом этого совета по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал.
Внеочередные заседания наблюдательного совета проводятся по решению председателя наблюдательного совета либо по требованию службы внутреннего контроля Внешэкономбанка или аудиторской организации, проводящей ежегодный обязательный аудит годовой бухгалтерской отчетности Внешэкономбанка.
15. Заседание наблюдательного совета проводится председателем наблюдательного совета, а в его отсутствие - членом наблюдательного совета, уполномоченным председателем наблюдательного совета.
16. Наблюдательный совет правомочен принимать решения, если на заседании присутствуют не менее половины его членов. Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих. При равенстве голосов голос председательствующего на заседании наблюдательного совета является решающим.
17. Организационно-техническое обеспечение деятельности наблюдательного совета осуществляет ответственный секретарь наблюдательного совета, который не является членом наблюдательного совета и назначается председателем Внешэкономбанка из числа работников Внешэкономбанка.
18. Председателю наблюдательного совета представляются не позднее чем за 7 дней до даты проведения заседания наблюдательного совета:
1) проект повестки заседания наблюдательного совета;
2) проекты решений наблюдательного совета по вопросам повестки заседания;
3) документы и информационные материалы по вопросам повестки заседания.
18_1. В целях реализации полномочий наблюдательного совета, предусмотренных подпунктом 3_1 пункта 12 настоящего Положения, документы и информационные материалы, указанные в пункте 18 настоящего Положения, представляются непосредственно Российским экспортным центром.
(Подпункт дополнительно включен с 15 июля 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2016 года N 632)
19. Одобренные председателем наблюдательного совета проект повестки заседания и соответствующие материалы не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания рассылаются председателю Внешэкономбанка и членам наблюдательного совета.
20. Наблюдательный совет вправе принимать решения без созыва заседания путем проведения заочного голосования, осуществляемого при помощи заполнения опросных листов.
21. Решение о проведении заочного голосования принимается председателем наблюдательного совета.
22. Председатель наблюдательного совета утверждает перечень вопросов, выносимых на заочное голосование, устанавливает дату окончания срока представления заполненных опросных листов и дату определения результатов заочного голосования.
Ответственный секретарь наблюдательного совета подготавливает опросные листы и необходимые материалы по вопросам, вынесенным на заочное голосование.
23. Сообщение о проведении заочного голосования направляется ответственным секретарем наблюдательного совета председателю Внешэкономбанка и членам наблюдательного совета заказным письмом с уведомлением о вручении под роспись. К сообщению о проведении заочного голосования прилагаются опросные листы и необходимые материалы по вопросам, выносимым на заочное голосование. В сообщении указываются даты окончания срока представления заполненных опросных листов и определения результатов заочного голосования.
24. Сообщение о проведении заочного голосования направляется членам наблюдательного совета не позднее чем за 10 календарных дней до даты окончания срока представления заполненных опросных листов.
25. По каждому вопросу, выносимому на заочное голосование, составляется отдельный опросный лист, который содержит:
1) формулировку вопроса, выносимого на заочное голосование, и формулировку предлагаемого решения;
2) варианты голосования ("за", "против", "воздержался");
3) дату окончания срока представления ответственному секретарю наблюдательного совета заполненного опросного листа;
4) дату определения результатов заочного голосования;
5) запись с напоминанием о том, что опросный лист должен быть подписан членом наблюдательного совета.
26. На основании заполненных опросных листов, представленных в установленный срок, составляется протокол заочного голосования членов наблюдательного совета. Протокол составляется в порядке, установленном разделом V настоящего Положения.
27. При определении результатов заочного голосования засчитываются голоса по тем вопросам, по которым в опросном листе отмечен только один из возможных вариантов голосования. Опросные листы, заполненные с нарушением указанного требования, признаются недействительными и не учитываются при определении результатов голосования.
28. Заочное голосование считается состоявшимся, если не менее половины членов наблюдательного совета представили в установленный срок надлежащим образом оформленные опросные листы.
29. Решение считается принятым на дату определения результатов заочного голосования, указанную в сообщении о проведении заочного голосования и в опросных листах.