1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305), на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2006, N 10), и согласована с Федеральным архивным агентством.
1.2. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами и является обязательной для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее - гражданские служащие) Министерства.
1.3. Министерство ведет делопроизводство в соответствии с Регламентом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденным приказом Минсельхоза России от 20.10.2005 N 186 (зарегистрирован в Минюсте России 27.12.2005 N 7320), настоящей Инструкцией, а также другими нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч.II), ст.3165).
1.6. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами (включая хранение и использование документов), методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Министерстве, систематический контроль за исполнением указов, распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства, а также поручений руководства Министерства осуществляет Департамент управления делами и государственной службы (Депгосслужба) (пункт в редакции приказа Минсельхоза России от 29 июня 2011 года N 210 - см. предыдущую редакцию).
1.7. Непосредственное выполнение работ по документационному обеспечению деятельности департаментов осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах Министерства.
1.8. Ответственность за организацию работы с документами в департаментах и отделах несут директора департаментов Министерства.
Директора департаментов:
обеспечивают тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
принимают меры к сокращению внутренней переписки и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов) от подведомственных Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному контролю, Федерального агентства по рыболовству (далее - Федеральная служба и Федеральное агентство соответственно), от других организаций;
обеспечивают ознакомление вновь принятых гражданских служащих со структурой Министерства, положением о департаменте, должностным регламентом и настоящей Инструкцией, а также с установленным порядком работы, добиваясь соблюдения трудовой дисциплины, повышения оперативности и эффективности труда.
1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к их исполнению.
Использование сведений, содержащихся в документах, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается в установленном порядке с письменного разрешения руководства Министерства.
1.10. Документы, оформленные на бланках Министерства установленного образца, подписываются руководством Министерства. Все документы за подписью руководства Министерства регистрируются и направляются адресатам только через Департамент управления делами и государственной службы (Депгосслужбу).
Документы, оформленные на бланках департаментов установленного образца, подписываются руководством департаментов в пределах их компетенции. Документы за подписью руководства департаментов подлежат регистрации в департаментах и отправляются через Депгосслужбу.
1.11. Переписка между департаментами по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.
1.12. В случае увольнения, перевода на другую работу, ухода в отпуск или отъезда в длительную командировку гражданские служащие Министерства передают документы по указанию соответствующего руководителя другим гражданским служащим через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах Министерства. Назначенные на должность гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в департаментах, должны в 3-дневный срок с момента назначения на должность пройти инструктаж по работе с документами в Депгосслужбе.
1.13. Должностные лица, виновные в нарушении положений настоящей Инструкции, привлекаются к дисциплинарной ответственности в установленном порядке.