Настоящий Порядок устанавливает правила формирования в электронном виде статистических отчетов, представляемых структурными подразделениями центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации, управлениями Минюста России по федеральным округам и их структурными подразделениями в субъектах Российской Федерации, находящимися в пределах федерального округа, государственными учреждениями Минюста России, а также подведомственными ему федеральными службами.
Целью разработки Порядка является обеспечение автоматизированного ввода статистической информации в интегрированную базу статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации и подведомственных ему федеральных служб.
Для автоматизированной обработки статистической информации Департаментом управления, организации и контроля используется специализированное программное обеспечение, которое осуществляет ввод статистической информации в формате табличного редактора EXCEL.
После утверждения приказами Минюста России форм ведомственной статистической отчетности в структурные подразделения центрального аппарата Минюста России, его территориальные органы и государственные учреждения Минюста России направляются согласно утвержденным разверсткам в электронном виде бланки форм в формате табличного редактора EXCEL.
При заполнении отчета в электронном виде внесение любых изменений в бланк формы отчетности не допускается, так как это приводит к искажению информации при автоматизированном вводе отчетов в интегрированную базу статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации и подведомственных ему федеральных служб. Например, не допускается: добавление либо изъятие отдельных строк и граф в разделах формы;
добавление либо изъятие отдельных строк и граф в любых других местах бланка формы (например, добавление либо изъятие строк перед или после названия раздела и т.п.);
внесение символов сносок, примечаний и любых других изменений;
использование защиты ячеек.
Имена листов в книгах EXCEL присваиваются произвольно, но порядок следования листов в отчете должен соответствовать установленному электронному образцу. Первый лист - обязательно титульный.
Заполнение титульных листов и оформительской части отчета (как на бумажном носителе, так и в электронном виде) является обязательным, так как позволяет дополнительно идентифицировать отчет при вводе информации.
Имя файла со статистическим отчетом оформляется в соответствии со следующим шаблоном:
KKKK_FFFGGMM.xls,
где
КККК - код структурного подразделения центрального аппарата Минюста России и подведомственных ему федеральных служб (приложение 4 к приказу), управления Минюста России по федеральному округу (приложение 5 к приказу) и его структурных подразделений в субъектах Российской Федерации, находящихся в пределах федерального округа (приложение 6 к приказу), или государственного учреждения Минюста России;
_ знак подчеркивания;
FFF - трехзначный код формы, указан но титульном листе каждой формы отчетности (три цифры);
_ знак подчеркивания;
GG - последние цифры отчетного года (две цифры);
ММ - номер последнего месяца отчетного периода (две цифры).
Так, например, файл с отчетом по форме N 12 за 2006 год из Департамента государственной службы и кадров должен иметь следующее название:
9002_012_0612.xls
Файл с отчетом по форме N 7 за 1 полугодие 2007 года из Управления Минюста России по Центральному федеральному округу должен иметь название:
991_007_0706.xls
Файл с отчетом по форме N 9 за январь - март 2007 года из отдела Управления Минюста России по Центральному федеральному округу по Владимирской области должен иметь название:
17_009_0703.xls