9. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организацию делопроизводства с обращениями граждан осуществляет Приемная ФТС России в соответствии с установленным порядком.
10. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение трех дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России автоматизированной поисковой системе.
В РКФ вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:
- наименование вида обращения;
- кому адресовано обращение;
- Ф.И.О. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;
- дата регистрации обращения, регистрационный номер;
- количество листов обращения;
- заголовок к тексту обращения;
- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);
- подразделение-исполнитель;
- срок исполнения обращения;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- движение обращения;
- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- наличие приложений;
- постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;
- тематика обращений (рубрикатор);
- совместное рассмотрение;
- вид передачи обращения (почтой, факсом).
Правила работы в автоматизированной поисковой системе и порядок заполнения РКФ изложены в отдельных методических документах ФТС России.
На все зарегистрированные обращения распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица, ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении, о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.
11. Регистрационный номер обращения граждан формируется из начальной буквы фамилии автора обращения, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "А-0010", "К-0112", "Ж-1214и").
Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указываются в штампе "обращения граждан" ФТС России (приложение N 1 к Инструкции), который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.
На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления в случае необходимости адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.
12. Обращения граждан, подлежащие рассмотрению комиссиями ФТС России (например, Жилищной комиссией ФТС России), которые в соответствии с правовыми актами ФТС России самостоятельно регистрируют поступающие заявления, Приемная ФТС России не регистрирует и направляет в соответствующие комиссии для регистрации и исполнения.
13. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении присваивается очередной регистрационный номер, и в РКФ обращения проставляется соответствующая отметка.