4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в органах наркоконтроля отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
5. Поступающие в органы наркоконтроля обращения должны быть учтены в журнале контрольно-номерного учета обращений граждан (приложение 1), зарегистрированы в регистрационно-контрольных карточках (приложение 2) в день их поступления.
Присвоенный по журналу контрольно-номерного учета регистрационный номер проставляется на заявлении и регистрационно-контрольной карточке.
Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется строго по алфавиту фамилий заявителей.
6. В органах наркоконтроля, в которые поступает незначительное количество обращений, в порядке исключения разрешается регистрировать и учитывать обращения в регистрационно-контрольном журнале (приложение 3), который может вестись как переходящий на следующий год.
7. При наличии в органах наркоконтроля системы автоматизации делопроизводства (САД) информация вводится в электронную базу данных, при этом автоматически создается регистрационная карточка. В этом случае регистрационно-контрольный журнал и регистрационно-контрольные карточки могут не вестись.
8. Обращения граждан, принятые дежурной службой по телефону, после доклада руководству передаются сотруднику, осуществляющему в органе наркоконтроля централизованный учет письменных и устных обращений.
9. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например: Д/401).
Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода рассмотрения обращений и прикладываются к письмам.
В аналогичном порядке регистрируются обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, при этом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.
10. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первичного обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "повторно". При этом для доклада руководству подбирается вся предшествующая переписка.
Дубликатные обращения (второй и последующие экземпляры одного обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти) регистрируются за самостоятельным номером и приобщаются к ранее поступившему обращению.
Дубликатное обращение, повторяющее текст предыдущего обращения, на которое давался ответ, не рассматривается, а заявителям могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.
11. Регистрационный номер обращений граждан, подписанных двумя и более лицами (далее - коллективных) и анонимных обращений состоит из букв "Кол" и "Ан" и порядкового номера поступившего обращения (например - Кол/635, Ан/711).
12. Пересылка обращений производится с сопроводительными письмами, зарегистрированными в установленном порядке.
13. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также списание этих документов в дела отражаются в регистрационно-контрольных карточках или регистрационно-контрольных журналах.
14. На материалах, связанных с рассмотрением обращений, после окончательного решения и их исполнения на нижнем поле первого листа ставятся краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подписи лица, направившего документ в дело, и руководителя, принявшего данное решение.
15. Обращения граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.
При формировании дел проверяется правильность приобщения документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
16. Сроки хранения обращений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются актом ФСКН России.
17. В органе наркоконтроля в помещении для приема граждан для письменных обращений граждан может устанавливаться почтовый ящик, который после каждого вскрытия должен запираться и опечатываться. Выемка обращений из почтового ящика производится не реже двух раз в сутки.