21. В целях обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей должны быть обеспечены:
а) четкая система документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
б) проведение в установленном порядке инвентаризаций материальных ценностей и контрольно-выборочных проверок их остатков;
в) правильность применения норм хранения и норм естественной убыли материальных ценностей;
г) учет непригодных к использованию материальных ценностей;
д) использование по назначению полученных материальных ценностей;
е) контроль за работой материально ответственных лиц;
ж) внедрение современных форм автоматизации учета материальных ценностей.
22. Все хозяйственные операции, проводимые в Службы, территориального органа, организации, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами. Формы первичной документации по учету и бухгалтерских регистров по учету материальных ценностей приведены в приложениях N 2-21 к Инструкции.
23. При поступлении материальных ценностей материально ответственное лицо проверяет фактическое количество полученных материалов, сверяет результаты со сведениями, содержащимися в документах поставщика, подписывает акт приемки материальных ценностей.
24. Материально ответственные лица представляют в подразделение, ведущее бюджетный учет Службы, территориального органа, организации в сроки, установленные графиком документооборота, документы по приходу и расходу материальных ценностей с приложением документов поставщика (счетов-фактур, накладных) и реестр сдачи передаваемых документов, составляемый в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника, ведущего учет Службы, территориального органа, организации возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в делах подразделения, ведущего бюджетный учет Службы, территориального органа, организации.
25. Для проверки правильности и полноты отражения операций в бухгалтерском учете (количественно-суммовом) материальных ценностей ежемесячно производится сверка их натуральных показателей по каждому виду материальных ценностей по следующем позициям:
а) сальдо (остаток) на начало месяца;
б) обороты (движение) по приходу и расходу за месяц;
в) сальдо (остаток) на конец месяца.
26. При приобретении основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 1000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий, независимо от стоимости, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.
Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом в присутствии лица, уполномоченного руководителем Службы, территориального органа, организации и работника подразделения, отвечающего за бюджетный учет путем прикрепления жетона, нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.
Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.
При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, присвоенный ему инвентарный номер применяется в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.
27. Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии лица, уполномоченного руководителем Службы, территориального органа, организации и работника, ведущего бюджетный учет специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи со склада.
28. Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей предусматривается проведение их инвентаризации.
Проведение инвентаризации обязательно:
а) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме материальных ценностей, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
б) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
в) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи материальных ценностей;
г) в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
д) при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.