Действующий

Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

2. Основные требования

2.1. Федеральная архивная служба России предоставляет всем государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам, органам управления архивным делом субъектов Федерации программное обеспечение для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.

2.2. В целях осуществления автоматизированного государственного учета в государственных и муниципальных архивах используется программный комплекс "Архивный фонд", в органах управления архивным делом - программный комплекс "Фондовый каталог", в Росархиве - программный комплекс "Автоматизированный ЦФК". Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных массивов данных в новые версии.

2.3. Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Архивный фонд", необходимых для ведения государственного учета.

2.4. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД "Фондовый каталог", необходимых для ведения государственного учета.

2.5. Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет пополнение и обновление сведений БД "Автоматизированный ЦФК", необходимых для ведения государственного учета.

2.6. Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД "Архивный фонд":

- в режиме Архивист:

поля экранов 1-3 раздела ФОНД,

поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ,

поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ,

поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ,

поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;

- в режиме Администратор:

поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.

2.7. Федеральные архивы, ведущие БД "Архивный фонд", ежегодно передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовым отчетом за прошедший год.

2.8. Государственные архивы субъектов Российской Федерации и их филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД "Архивный фонд":

2.8.1. ежегодно передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом управления, копию БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01 текущего года;

2.8.2. передают в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации, не ведущий БД "Фондовый каталог", карточки фондов и Сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это предусмотрено Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.9. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, ведущие БД "Фондовый каталог":

2.9.1. включают в БД "Фондовый каталог" переданные им архивами копии БД "Архивный фонд";

2.9.2. осуществляют контроль полноты и достоверности данных в переданных им копиях БД "Архивный фонд";

2.9.3. ежегодно передают в Росархив копию БД "Фондовый каталог" по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми отчетами за прошедший год;

2.9.4. могут освобождать архивы, заполнившие поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и сведений об изменении в составе и объеме фондов;

2.9.5. передают в Росархив экземпляры карточек фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам, не ведущим БД "Архивный фонд" или не заполнившим поля БД "Архивный фонд" в соответствии с п.2.6 настоящего Временного порядка на все фонды;

2.9.6. используют БД "Фондовый каталог" для составления сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*, для получения и анализа иных сведений о составе и содержании документов.

_______________

* Для составления сводных паспортов рекомендуется в органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации вводить в БД "Архивный фонд" паспорта тех архивов, которые не ведут БД "Архивный фонд", и включать их в БД "Фондовый каталог".

2.10. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, не ведущие БД "Фондовый каталог":