ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 13 февраля 2001 года N 12
Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного
архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов
и заведующего архивохранилищем государственного архива
В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие примерные:
- положение об архивохранилище государственного архива (приложение 1);
- должностную инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (приложение 2),
- должностную инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (приложение 3).
2. Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 году разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.
3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.
4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.E.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.):
4.1. Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.
4.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего приказа.
Руководитель Росархива
В.П.Козлов
Приложение 1
к приказу Росархива
от 13 февраля 2001 года N 12
Примерное положение об архивохранилище государственного архива
_______________
Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.
1. Общие положения
1.1. Архивохранилище является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.
_______________
Указывается официальное название конкретного архивохранилища.
Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.
1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.
1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива, в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим положением.
_______________
Далее - архив.
2. Состав документов
В архивохранилище хранятся документы ...
_______________
Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации).
3. Основные задачи
Основными задачами архивохранилища являются:
3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.
3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.
3.3. Учет документов архивохранилища.
3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.
4. Функции
Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет обособленное хранение:
документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов;
страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов;
документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.
4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости - картонирование документов.
4.3. Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:
4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.
4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.
4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.
4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.
4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.
4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.
4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.
4.7. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:
4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.
4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.
4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.
4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:
4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.
4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.
4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.
4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.
4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.
4.12. В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:
- использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
- проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
- проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации.
Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.
4.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.
4.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.
4.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.
4.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.
4.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.
4.18. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.
4.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.
4.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.
4.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.
4.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.
4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
4.24. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.
4.25. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.
4.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.
4.27. Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно-совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.
5. Права
Архивохранилищу предоставляется право:
5.1. Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.
5.2. Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.
