ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 2 августа 2005 года N 39

Об утверждении Порядка работы по обеспечению сохранности экспонатов
при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных
государственных архивов



В целях совершенствования работы Выставочного зала федеральных государственных архивов, обеспечения гарантированной сохранности переданных в Выставочный зал экспонатов

приказываю:

1. Утвердить "Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (прилагается).

2. Директорам федеральных архивов обеспечить внедрение настоящего Порядка в практику работы по подготовке и проведению выставок в Выставочном зале федеральных архивов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управление комплектования, организации услуг и архивных технологий (Т.Ф.Павлова).

Руководитель Росархива
В.П.Козлов

     

     

Приложение
к приказу Росархива
от 2 августа 2005 года N 39

     

ПОРЯДОК РАБОТЫ
по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении
 выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов



"Порядок работы по обеспечению сохранности экспонатов при организации и проведении выставок в Выставочном зале федеральных государственных архивов" (далее - Порядок) определяет с учетом действующих нормативных и методических документов, имеющегося опыта этапы и содержание работы, обязанности сотрудников Выставочного зала федеральных государственных архивов (далее - Выставочного зала), архива-организатора и учреждений - участников выставки, а также других лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах ее подготовки и проведения.

1. Общие положения

1.1. Все вопросы организации подготовки и проведения выставки, в т.ч. требования по обеспечению сохранности экспонатов отражаются в Договоре (Соглашении), который в установленном порядке заключают ГАРФ и архив - организатор выставки (далее - соответствующий Договор) не менее чем за 2 месяца до утвержденной даты открытия выставки.

1.2. Архив-организатор заключает договоры со сторонними учреждениями - участниками выставки (юридическими и физическими лицами) об условиях передачи экспонатов (далее - Договор) на основании "Примерного договора об организации и проведении выставки" (письмо Росархива N 3/598-К от 05.05.2002).

Участие федеральных государственных архивов в выставках, проводимых в Выставочном зале, регламентируется соответствующими приказами Росархива.

Архив-организатор также в обязательном порядке заключает договоры подряда с главным художником выставки и оформителями, где наряду с другими положениями отражаются требования по обеспечению сохранности экспонатов на всех этапах подготовки выставки, а также их ответственность за нарушение установленных требований.

1.3. В целях безопасности переданных экспонатов на весь период от их поступления в Выставочный зал до возврата учреждениям - участникам выставки ГАРФ обеспечивает техническую укрепленность помещений, поддержание нормативных режимов (охранного, противопожарного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического) хранения и демонстрации экспонатов, соблюдение условий, исключающих возможность их повреждения и/или утраты.

1.4. Персональную ответственность за сохранность экспонатов, переданных в Выставочный зал, с момента получения по актам от архива-организатора до их возврата по актам после окончания выставки несет ведущий специалист Выставочного зала, отвечающий в соответствии со своими должностными обязанностями за обеспечение сохранности экспонатов (далее - хранитель).

1.5. Руководитель Выставочного зала утверждает график работы ответственных дежурных по залу, которые осуществляют вскрытие и доступ в помещения зала, их опечатывание и сдачу ключей в соответствии с Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.

Хранитель осуществляет контроль за соблюдением нормативных режимов сохранности экспонатов, а также ежедневно выставки фиксирует в специальном журнале показатели измерительных приборов.

1.6. Контроль за соблюдением нормативных требований обеспечения сохранности экспонатов, их состоянием в экспозиции и правил работы с ними на всех этапах подготовки и проведения выставки могут осуществлять представители службы сохранности учреждений - участников выставки.

В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов они немедленно докладывают об этом хранителю или руководителю Выставочного зала, участвуют в определении мер по устранению выявленных недостатков. При необходимости информируется служба обеспечения сохранности документов ГАРФ.

1.7. Контрольные функции в сфере обеспечения сохранности экспонатов могут также осуществлять представители службы сохранности документов ГАРФ и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива.

1.8. Архив-организатор назначает научного руководителя (куратора) выставки, несущего ответственность за концепцию выставки, отбор экспонатов, разработку совместно с главным художником тематико-экспозиционного плана выставки. Архив-организатор также осуществляет контроль за обеспечением сохранности экспонатов на стадии доставки, разгрузочно-погрузочных работ, монтажом и демонтажом выставки.

2. Обеспечение сохранности экспонатов при их приеме-передаче
 в Выставочный зал

2.1. Архив-организатор предварительно согласовывает с Выставочным залом экспозиционный план и макет оформления залов выставки, повитринный и постендовый перечень экспонатов, а также график приема-передачи экспонатов.

Количество отобранных и включенных в экспозиционный план экспонатов должно соответствовать возможностям размещения их в выставочном оборудовании Выставочного зала.

2.2. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется только при наличии утвержденного директором архива-организатора экспозиционного плана, а также макета оформления залов выставки, повитринного и постендового перечня экспонатов в соответствии с графиком их приема-передачи.

При создании оргкомитета выставки экспозиционный план утверждает его председатель.

Прием-передача экспонатов, не включенных в экспозиционный план, не допускается.

В исключительных случаях на основании специального письма, подписанного директором архива-организатора, могут быть приняты дополнительные экспонаты в порядке, установленном настоящим разделом.

2.3. Прием-передача экспонатов в Выставочный зал осуществляется от архива-организатора в соответствии с установленными правилами. Документы государственных архивов передаются по актам о выдаче документов во временное пользование с описанием их физического состояния.

В случае необходимости по договоренности сторон экспонаты в Выставочный зал могут быть переданы непосредственно от учреждения - участника выставки, что оговаривается в соответствующем Договоре.

Прием документов осуществляется хранителем поединично с выборочным полистным просмотром дел и обязательным ознакомлением с их физическим состоянием и правильностью его отражения в соответствующих актах. При необходимости в акты вносятся согласованные уточнения, которые заверяются подписями должностных лиц, участвующих в приеме-передаче экспонатов.

Экспонаты в неудовлетворительном физическом состоянии в Выставочный зал не принимаются. В случае обнаружения таких экспонатов на стадии приема-передачи они исключаются с соответствующими отметками из актов и экспозиционного плана.

Одновременно с экспонатами передаются:

- специальная учетная карточка по форме приложения N 1,

- перечень по форме приложения N 2, который служит для контроля за движением экспонатов в период монтажа и демонтажа выставки.

Учетные карточки и перечень (в т.ч. в электронном формате) предоставляются архиву-организатору каждым учреждением - участником выставки, что оговаривается в Договоре.

2.4. Прием-передача подлинных экспонатов и копий, которые будут представлены в экспозиции, осуществляется одновременно.

2.5. Временный возврат учреждениям-участникам переданных в Выставочный зал экспонатов для их воспроизведения и/или других целей не допускается. В случае необходимости изготовления копий отдельных документов эти работы организуются Выставочным залом.

2.6. В Выставочном зале прием экспонатов регистрируется в специальной книге учета поступлений экспонатов по форме приложения N 3.

2.7. Хранение экспонатов осуществляется в специально оборудованном помещении, входящем в комплекс Выставочного зала. Экспонаты каждого учреждения - участника выставки располагаются в сейфах раздельно.

3. Обеспечение сохранности экспонатов при их монтаже и демонтаже

3.1. На монтаж выставки определяется не менее 14 рабочих дней. На демонтаж - не менее 5 рабочих дней.

3.2. Хранитель и куратор выставки предварительно до начала монтажа согласовывает с главным художником выставки особые требования к сохранности экспонатов (например, экспонаты, которые должны быть ограждены; документы, которые нельзя экспонировать в вертикальных стеклянных планшетах, а только в горизонтальных витринах и т.п.), а также применяемые оформительские приемы и материалы.

3.3. Архив-организатор за 3 дня до начала монтажа предоставляет в Выставочный зал согласованный с учреждениями - участниками выставки список сотрудников, участвующих в монтаже и демонтаже выставки.

3.4. Допуск лиц, участвующих в монтаже и демонтаже выставки, в помещения Выставочного зала организует Выставочный зал в порядке, определенном Инструкцией о пропускном режиме объектов Федерального архивного агентства.

Лица, участвующие в монтаже и демонтаже выставки, оставляют личные вещи (сумки, пакеты, портфели и т.п.) в специально отведенном месте. Внос личных вещей в помещения Выставочного зала не допускается.

Допуск посторонних лиц на период монтажа и демонтажа экспонатов в Выставочный зал категорически запрещается.

3.5. Художник выставочного зала обеспечивает подготовку необходимых средств для проведения монтажа и демонтажа выставки (стремянки, столы для раскладки экспонатов и т.п.).

3.6. Хранитель Выставочного зала:

3.6.1. Знакомит оформителей выставки и лиц, участвующих в монтаже и демонтаже, с правилами по обеспечению сохранности экспонатов, особыми требованиями к их экспонированию.

3.6.2. Осуществляет постоянный контроль за соблюдением требований сохранности экспонатов в период их монтажа и демонтажа. Все решения, связанные с сохранностью экспонатов при их монтаже и демонтаже, принимаются ответственным специалистом архива-организатора и/или художником только по согласованию с хранителем.

3.6.3. Обеспечивает выдачу и прием экспонатов.

- При монтаже выдает экспонаты ответственному специалисту архива-организатора под расписку в соответствующем перечне экспонатов;

- При демонтаже принимает изъятые из выставочного оборудования экспонаты от ответственного специалиста архива-организатора и расписывается в соответствующем перечне.

3.6.4. Ежедневно после окончания рабочего дня проверяет наличие экспонатов в витринах, состояние оборудования, осуществляет подключение витрин к сигнализации.

3.7. Вынос экспонатов из помещений Выставочного зала категорически запрещается.

В случае крайней необходимости составляется акт произвольной формы, который подписывают директор выставочного зала и куратор выставки.

Оставлять в залах и рабочих помещениях после окончания рабочего дня уникальные и особо ценные, а также имеющие в оформлении драгоценные металлы и камни экспонаты, выданные для монтажа (после демонтажа), не разрешается.

3.8. Работы по монтажу и демонтажу экспозиции, развеске и раскладке экспонатов осуществляют художники и оформители выставки, которые обязаны соблюдать требования по обеспечению сохранности экспонатов.

Применение оформительских приемов и материалов, которые могут привести к изменению физического состояния экспонатов, категорически запрещается.

_______________

Недопустимо применение при работе с подлинными документами клейких лент, клея, металлических скрепок, булавок, гвоздей, резиновых держателей, низкосортной (высококислотной) бумаги и картона.

3.9. Проведение оформительских работ без контроля специалистов архива-организатора и хранителя не допускается.

3.10. Экспонаты включаются в экспозицию в том виде, в каком они переданы в Выставочный зал. Изымать документы из дел, паспарту и т.п. категорически запрещается.

3.11. Проведение работ, которые могут нанести ущерб помещениям, оборудованию и экспонатам (резка стекла, картона, распилка деревянных конструкций и т.п.), в помещениях Выставочного зала категорически запрещается.

3.12. В случае нарушения требований обеспечения сохранности экспонатов при проведении монтажа и демонтажа выставки хранитель принимает оперативные меры по устранению выявленных недостатков. При необходимости немедленно докладывает о выявленных фактах нарушений руководителям Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, которые составляют по данному факту акт произвольной формы.

3.13. В случае выявления отсутствия экспоната во время монтажа (демонтажа) об этом немедленно информируется хранитель, который прерывает все работы в помещениях Выставочного зала, закрывает его для входа и организует розыск необнаруженного экспоната. Если оперативный поиск не даст положительных результатов, хранитель информирует руководителей Выставочного зала и службы обеспечения сохранности документов ГАРФ, а также учреждение - участника выставки, которые составляют соответствующий акт и предоставляют его в Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива. Принимается совместное решение о дальнейших действиях.

3.14. После завершения монтажа и приема выставки в установленном порядке хранитель совместно с представителем архива-организатора уточняет (составляет) повитринный и постендовый перечень экспонатов, которые утверждает директор Выставочного зала и заверяет куратор выставки.

Перемещение экспонатов после принятия выставки не допускается.

4. Обеспечение сохранности экспонатов при их экспонировании

4.1. В целях безопасности экспонатов при их демонстрации Выставочный зал обеспечивает наличие смотрителей в залах.

4.2. Хранитель Выставочного зала:

4.2.1. Осуществляет ежедневный визуальный контроль наличия экспонатов в соответствии с повитринным и постендовым перечнем с фиксацией результатов в названном перечне.

4.2.2. Проверяет соблюдение правил обеспечения сохранности экспонатов, размещенных в выставочном оборудовании (размещение, крепление, средства охраны, защиты и изоляции, и т.п.).

4.3. В случае выявления нарушений нормативных режимов хранения и демонстрации экспонатов хранитель немедленно докладывает об этом руководителю Выставочного зала. Участвует в определении мер по устранению выявленных недостатков, контролирует проведение необходимых работ.

Этот документ входит в профессиональные
справочные системы «Кодекс» и  «Техэксперт»