МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СОЮЗА СОВЕТСКИХ СОЦИАЛИСТИЧЕСКИХ РЕСПУБЛИК

ПРИКАЗ

от 12 сентября 1963 года N 280

Об утверждении инструкции по библиотечной технике  для библиотек высших учебных заведений

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации
с 25 июня 2020 года на основании
постановления Правительства Российской Федерации
от 13 июня 2020 года N 857
____________________________________________________________________

Утвердить прилагаемую инструкцию по библиотечной технике для библиотек высших учебных заведений, согласованную с Главной библиотечной инспекцией Министерства культуры СССР.

Заместитель министра
высшего и среднего специального
образования СССР
П.Полухин

ИНСТРУКЦИЯ
 по библиотечной технике для библиотек высших учебных заведений

     I. Техника комплектования библиотечного фонда

1. В отделе комплектования библиотеки вуза необходимо иметь тематический план комплектования и рекомендуется вести ряд картотек, в которых отражается весь путь заказа на книги:

а) картотека текущего комплектования;

б) картотека предварительных заказов;

в) картотека выполненных заказов;

г) картотека для докомплектования;

д) регистрационные картотеки периодических и подписных изданий;

е) картотека обменных учреждений.

2. Тематический план комплектования - руководящий документ, определяющий на ближайшие годы общее направление, в котором должно производиться библиотекой приобретение литературы. Тематический план составляется в соответствии с профилем вуза и утверждается библиотечным советом. Библиотека отвечает за полноту комплектования библиотеки научной и учебной литературой по профилю вуза, осуществляя контроль за выходящей литературой (ведение картотеки по карточкам Книжной палаты, просмотр Книжной летописи и др.).

Библиотека участвует в координации комплектования библиотек города, области, республики.

Тематический план библиотеки вуза составляется на основании:

а) учебных планов вуза;

б) аспирантского минимума;

в) планов научно-исследовательской работы института;

г) задач политико-воспитательной работы в вузе;

д) координации комплектования библиотек города, области и республики.

3. Тематические планы издательств и бланки заказов библиотека тщательно изучает и определяет заказы, согласуя их с кафедрами.

Примечание. На заказанную литературу составляется картотека с распределением книг по фондам.

4. Получив партию книг, комплектатор сверяет их с картотекой заказов, вынимает карточки из картотеки, распределяет книги по фондам и переставляет карточки в картотеку выполненных заказов.

5. Картотека выполненных заказов хранится в пределах одного месяца.

6. Картотека докомплектования составляется на основании выявления пробелов в книжном фонде. В эту картотеку включаются также карточки на книги, не поступившие в порядке текущего комплектования (или поступившие в недостаточном количестве экземпляров, или имевшиеся ранее, но утраченные библиотекой). Когда книга приобретена, карточка на нее переставляется в картотеку выполненных заказов.

II. Учет библиотечного фонда

а) прием новых поступлений

6. Все поступающие в библиотеку книги и литература временного значения, микрофильмы и другие виды изданий принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, акт передачи).

Полученные книги сверяются с записью в сопроводительном документе по наименованию, количеству и цене.

В случае отсутствия сопроводительного документа библиотека составляет акт по установленной форме, в том числе и на подписные издания и журналы (см. приложение N II, образец N 1).

Поступающая литература временного значения не подлежит отнесению на баланс библиотеки и не вносится в инвентарную книгу.

Примечание. Порядок занесения в инвентарную книгу журналов по окончании года указан ниже.

8. Литература временного значения выставляется для читателей в читальных залах. Учет журналов в течение года производится в регистрационных картотеках (см. п.40). Литература временного значения будет в дальнейшем именоваться сокращенно "брошюра".

9. Подписные издания, включаемые в основной фонд, т.е. записываемые в инвентарную книгу, относятся на баланс библиотеки по мере их получения библиотекой.

10. К брошюрам условно относятся:

а) издания агитационно-пропагандистского характера, выпускаемые в связи с политическими событиями, к памятным датам и юбилеям;

б) листовки и ряд брошюр по обмену опытом, агротехнические указания, временные инструкции и памятки, библиографические листовки, планы чтения, правила соревнования и т.п.;

в) программы, методические указания;

г) отмененные или замененные другими стандарты;

д) брошюры подписных серий издательства "Знание" и др.

Брошюры в одном экземпляре подлежат обязательному как индивидуальному, так и суммарному учету (за исключением брошюр агитационно-пропагандистского характера, листовок).

11. При обнаружении в принимаемой партии недостачи книг, дефектных экземпляров или замены одних книг другими немедленно составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр акта остается в библиотеке, второй - направляется в то учреждение, от которого были получены книги, с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные или поврежденные экземпляры.

Примечание. Операции по приему, учету и обработке всех остальных книг, включенных в данную партию, не должны задерживаться из-за посылки акта.

После окончания всех учетных операций в библиотеке сопроводительные документы, оформленные подписью в приеме материальных ценностей, передаются в бухгалтерию вуза для бухгалтерской обработки и хранения. Бухгалтерия относит на баланс библиотеки только количество и стоимость поступивших книг, записанных в инвентарную книгу.

12. Все поступившие и принятые в библиотеку книги и литература временного значения штемпелюются. Штемпель с наименованием библиотеки не должен превышать размера 1,5х4 см. Штемпель для всех отделов библиотеки рекомендуется единый. Применение для этой цели круглой печати запрещается.

Штемпель ставится на оборотной стороне титульного листа, в центре внизу на расстоянии 6-7 см от нижнего края, а на 17-й стр. под текстом в левом нижнем углу. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстраций. Распределение книг по фондам ставится карандашной пометкой около штемпеля.

Примечание. На иллюстрациях, схемах, картах и др. штемпель ставится только в том случае, если они являются вкладными листами.

б) виды и формы учета

13. Каждая библиотека в обязательном порядке ведет два вида учета: индивидуальный и суммарный.

Индивидуальный учет - учет каждого экземпляра книг. Формой индивидуального учета служит инвентарная книга (приложение I, форма N 2, 3, 4).

Примечание. Бухгалтерия стоимость всех изданий, записанных в инвентарную книгу, относит на баланс библиотеки.

Суммарный учет дает общие сведения о фонде библиотеки, его составе и происходящих в нем изменениях. Суммарному учету подлежат все издания, входящие в фонд библиотеки.

Формой суммарного учета служит книга суммарного учета библиотечного фонда, состоящая из 3-х частей (приложение I, форма N 1):

а) поступление;

б) выбытие;

в) итоги движения библиотечного фонда.

Суммарный учет поступающих изданий

14. Каждая партия книг и литературы временного значения, поступившая в библиотеку по документу, записывается в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда на отдельной строке, под определенным порядковым номером (приложение I, форма N 1а). Порядковая нумерация записей поступлений начинается ежегодно с N 1. Количество литературы временного значения, не подлежащей записи в инвентарную книгу и взятию на баланс, записывается в отдельной графе общим количеством без указания стоимости, за исключением одного экземпляра (см. приложение I, форма N 1).

Номер записи в книге суммарного учета библиотечного фонда указывается на сопроводительном документе.

Примечание. Накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, транспортные расходы и стоимость переплета, произведенного библиотекой, и т.п.) в стоимость книги не включаются и в книгу суммарного учета библиотечного фонда не вносятся. Накладные расходы учитываются только бухгалтерией и списываются на расходы вуза по ст.5 сметы.

15. По окончании каждого квартала подводятся итоги поступления и выбытия литературы за отчетный период, которые переносятся в 3-ю часть (форма N 1-в). Одновременно производится сверка этих итогов с данными бухгалтерского учета за тот же период, ведущимися бухгалтерией вуза, и устанавливается их тождественность. В случае выявления расхождений таковые немедленно выверяются и устраняются.

Индивидуальный учет

16. Рекомендуются две формы индивидуального учета: 1) книжная инвентарная книга и 2) актовая система инвентаризации" (приложение I, формы N 2, 3 и 4).

Инвентарная книга

17. Инвентарная книга может быть единой для всего фонда библиотеки или для отдельных фондов. Раздельно индивидуальный учет производится по видам изданий (книги, периодика, спецвиды) (формы N 2, 3, 4).

В инвентарных книгах для различных видов изданий присваивается условное обозначение в виде прописной буквы, которая ставится перед инвентарным номером (см. пункт 28 "Примерный перечень инвентарных книг").

Примечание. В библиотеках, применяющих форматно-инвентарную расстановку книжного фонда, индивидуальный учет ведется раздельно по форматам.

18. Инвентарная книга является важнейшим документом библиотеки. Ее необходимо вести особенно тщательно и хранить наравне с денежными документами.

19. Инвентарная книга должна быть переплетена и прошнурована, а ее страницы пронумерованы. На обороте последней страницы инвентарной книги, перед ее заполнением должна быть сделана заверительная запись по следующей форме: "В этой инвентарной книге имеется... (указать количество) пронумерованных и прошнурованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется". Дата. Подпись главного бухгалтера библиотеки или вуза. Печать библиотеки.

20. Записи в инвентарной книге делаются от руки, обязательно чернилами, разборчивым почерком. Подчистки не допускаются. Исправление ошибок производится только красными чернилами и должно быть оговорено в графе "Примечания" по форме "Исправленному (указать, что исправлено) верить" за подписью заведующего отделом комплектования или заведующего библиотекой.

Примечание. Записи в инвентарных книгах могут делаться и на машинке, если инвентари переплетаются после записи книг.

21. На каждой странице инвентарной книги заранее, до записи в нее книг, проставляются 25 очередных инвентарных номеров.