Министерство транспорта Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ДОРОЖНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 14 ноября 2005 года N 94


Об утверждении Инструкции по делопроизводству
Федерального дорожного агентства

____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Росавтодора от 27 марта 2007 года N 20
____________________________________________________________________

В целях совершенствования организации делопроизводства и повышения уровня исполнительской дисциплины в Федеральном дорожном агентстве

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Федерального дорожного агентства, согласованную с Федеральным архивным агентством.

2. Заместителям руководителя Росавтодора, Начальникам управлений обеспечить неукоснительное соблюдение требований Инструкции всеми сотрудниками подразделений.

3. Управлению делами (Ю.В.Крылову) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы со служебными документами и обращениями граждан.

Руководитель
О.В.Белозеров

УТВЕРЖДЕНА
приказом Руководителя Росавтодора
от 14 ноября 2005 года N 94

     
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Федерального дорожного агентства

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в Федеральном дорожном агентстве (далее - Агентство) и направлена на рационализацию работы с документами и совершенствование управленческого труда в Агентстве.

1.2. Положения настоящей инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, организацию исполнения, учет и контроль, осуществляемые с помощью компьютерных технологий.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой информационно-технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Агентстве и его подразделениях осуществляется Управлением делами.

1.4. Ответственность за организацию, состояние и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Агентства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.

1.6. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".

1.7. Порядок подготовки, заключения и применения государственных контрактов, договоров, соглашений, в которых одной из сторон выступает Федеральное дорожное агентство, и согласования проектов государственных контрактов государственных заказчиков регламентируется специальной инструкцией.

1.8. Порядок взаимодействия структурных подразделений Агентства, в том числе при подготовке и исполнении решений и поручений руководства Агентства, взаимодействия Агентства с Министерством транспорта Российской Федерации по исполнению поручений Министерства устанавливается Регламентом Федерального дорожного агентства.

1.9. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников Агентства.

II. Документация Агентства

2.1. Деятельность Агентства обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

2.2. В соответствии с действующим законодательством Агентство в пред

елах своей компетенции издает индивидуальные правовые документы в виде приказов и распоряжений.

2.3. В состав управленческой документации кроме индивидуальных правовых документов входят протоколы, служебные письма и другие документы, обеспечивающие деятельность Агентства.

III. Требования к подготовке, оформлению и представлению проектов правовых актов

3.1. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации

3.1.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Агентством в соответствии с порядком, устанавливаемым законодательством Российской Федерации.

3.1.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся с сопроводительным письмом за подписью Министра или лица, его замещающего, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости принятия того или иного акта, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.1.3. Проекты актов Президента Российской Федерации в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением.

3.1.4. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, - визовые экземпляры - печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

Верхнее поле документа должно составлять 2,0 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.1.5. Проекты указов Президента Российской Федерации и распоряжений Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего поля листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом постановляю, которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициалы имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

3.1.6. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Приложения подписываются Министром или заместителем Министра, отвечающим за подготовку документа.

Если в тексте делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента Российской Федерации
от__________N_____

Каждое приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
от__________N_____

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) - выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

3.1.7. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точками (например, 1.2.2.1.).

3.1.8. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производится в соответствии с порядком, устанавливаемым действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.2. Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 7, ст.719).

3.2.3. Проекты постановлений Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Проекты распоряжений заголовка, как правило, не имеют.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их официальные сокращенные наименования.

3.2.4. Руководители структурных подразделений Агентства обеспечивают качество и своевременность подготовки документов, представляемых в Правительство Российской Федерации, а также правильное оформление и наличие всех необходимых согласований как с заинтересованными органами и организациями, так и с руководителями подразделений Агентства.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Правительства Российской Федерации в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

3.2.5. Поступившие на согласование в Агентство проекты актов Правительства Российской Федерации в установленном порядке рассматриваются и визируются в срок, указанный головным исполнителем. Если срок не установлен или проект вносится в порядке инициативы, поступившие проекты актов рассматриваются и согласовываются (или визируются с замечаниями) не более чем в 10-дневный срок.