68. В соответствии с утвержденным служебным заданием и с учетом требований по организации и представлению информации для каждого отдельного мероприятия определяемых его организаторами, командируемые работники должны подготовить доклады, выступления, сообщения или рабочие материалы по тематике данного мероприятия, подлежащие использованию во время пребывания за границей.
69. В зависимости от требований организаторов международного мероприятия материалы готовятся, как правило, на русском или английском языках. Для мероприятий, проводимых на русском/английском языке с обеспечением эквивалентно-последовательного либо синхронного перевода, при подготовке слайдов или иной наглядной информации ее следует приводить на двух языках.
Демонстрационные материалы должны быть информативными, краткими, понятными и легко читаемыми.
70. Подготовку рабочих материалов для международного мероприятия и организацию перевода материалов на иностранные языки (как правило, русский/английский) осуществляет ответственное подразделение.
71. При подготовке материалов для международных мероприятий необходимо соблюдать требования, относящиеся к порядку пользования служебной информацией ограниченного распространения. Разрешается использовать, вывозить за границу и передавать иностранным гражданам только те материалы, на которые получено заключение экспертной комиссии о возможности их передачи в открытую печать и использования на семинарах и совещаниях, а также использования в качестве поставок по контрактным обязательствам организаций, находящихся в ведении Федеральной службы и выполняющих работы в рамках международного сотрудничества (см.раздел V приложения N 1).
72. Руководитель ответственного подразделения обязан проконтролировать готовность и правильность оформления материалов, предназначенных для вывоза за границу и использования во время командировки.