17. Для организации проведения приема иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) должны подготавливаться следующие документы:
- заявка на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);
- комплект документов, сопровождающих заявку на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);
- заявление для приглашения в Российскую Федерацию иностранных граждан в деловых целях;
- официальное уведомление о приглашении иностранному гражданину посетить Российскую Федерацию для участия в соответствующем мероприятии;
- смета расходов на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);
- список членов иностранной делегации (отдельных иностранных граждан) для прохода в здание центрального аппарата Федеральной службы.
18. Заявка на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан) составляется ответственным подразделением по форме, приведенной в приложении N 2, согласовывается с Управлением финансово-хозяйственной деятельности, Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны, подписывается руководителем ответственного подразделения и передается в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями, для согласования и представления на утверждение руководству Федеральной службы.
Утвержденная заявка имеет силу приказа и возлагает персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на ответственное подразделение в п.11 настоящей инструкции, и в частности на работника, ответственного за прием.
Ответственность за разъяснение иностранным гражданам, прибывающим по приглашению Федеральной службы, правил пребывания на территории Российской Федерации, несет Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями и подразделение, принимающее и непосредственно взаимодействующее с представителями иностранной делегации и отвечающее за соблюдение иностранными гражданами правовых положений.
Заявка подготавливается с таким расчетом, чтобы передача ее в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями для согласования была осуществлена не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня планируемого прибытия иностранной делегации (отдельных иностранных граждан).
Утвержденную заявку ответственное подразделение передает в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями для регистрации и последующего использования в работе.
19. Комплект документов, сопровождающих заявку на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан), включает в себя:
а) повестку дня мероприятия (приложение N 3);
б) программу пребывания иностранной делегации (отдельных иностранных граждан)*, в случаях посещения организаций, подведомственных Федеральной службе или находящихся под ее надзором, и других маршрутов передвижения иностранной делегации (приложение N 4);
________________
* Программа пребывания иностранной делегации и отдельных иностранных граждан не подготавливается, если делегация планирует находиться в Федеральной службе с кратким визитом (1 день и менее), без посещения поднадзорных объектов и других учреждений и предприятий.
в) список членов иностранной делегации (приложение N 5);
г) список участников приема иностранной делегации с российской стороны (приложение N 6);
д) копию запроса ответственного подразделения руководству организации (предприятия) на посещение этой организации (предприятия) иностранной делегацией (отдельными иностранными гражданами), если такое посещение предусмотрено программой их пребывания (приложение N 7);
е) копию документа, удостоверяющего согласие руководства организации (предприятия) на посещение иностранной делегацией (отдельными иностранными гражданами) этой организации (предприятия).
ж) в случаях, определенных Управлением кадровой политики и защиты государственной тайны (п.13 Заявки на прием), - копия экспертного заключения комиссии по защите государственной тайны относительно материалов, докладов и сообщений, которые предполагается использовать в ходе приема иностранной делегации.
Оригиналы документов, перечисленных в подпунктах "д" и "е", хранятся в делах ответственного подразделения.
Ответственный за прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан) обязан под расписку ознакомить российских участников приема с содержанием утвержденной заявки.
По решению руководства Федеральной службы ответственное подразделение подготавливает распоряжение об организации приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан). Проект распоряжения об организации приема иностранной делегации (отдельных иностранных граждан) согласовывается в установленном порядке.
Пример составления проекта соответствующего распоряжения приведен в приложении N 8.
20. Приглашение на получение российской въездной-выездной визы иностранным гражданам, прибывающим в Федеральную службу по служебным делам, оформляется КД МИД России на основании обращения и заявления, подготовленных Федеральной службой как принимающей организацией.
Заявление составляется Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями по форме, приведенной в приложении N 10. Начальник Управления международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями или лицо, им уполномоченное, обязан проверить правильность заполнения заявления и удостоверить это своей подписью. Заявление заверяется печатью "Для документов" Федеральной службы и подается в КД МИД России работником Управления международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями.