24. Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями ведет учет проводимых Федеральной службой приемов иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан (включая визиты протокольно-ознакомительного и справочно-информационного характера), а также направленных иностранным гражданам приглашений на посещение Российской Федерации и участие в международных мероприятиях. Учет осуществляется путем ведения соответствующих банков данных и журналов учета.
Кроме того, Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями систематически обобщает отчеты о проведенных мероприятиях и подготавливает предложения для руководства Федеральной службы по совершенствованию организации и практики международного сотрудничества.
25. По окончании мероприятия, связанного с приемом иностранной делегации (отдельных иностранных граждан), руководитель ответственного подразделения обязан:
а) в 3-дневный срок представить руководству Федеральной службы устный доклад о результатах проведения этого мероприятия;
б) в 2-недельный срок направить в Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями копию протокола встречи или записи беседы с иностранной делегацией (отдельными иностранными гражданами) на русском и английском языках. Если при визите иностранной делегации Федеральной службе были переданы научно-технические материалы, то один экземпляр всех полученных материалов направляется в Отдел научно-технической информации НТЦ ЯРБ Госатомнадзора России вместе с копией протокола встречи или записи беседы.
Указанные в подпунктах "а" и "б" сроки исчисляются со дня завершения мероприятия.
Ответственное подразделение готовит по итогам приема необходимые материалы для включения в соответствующий квартальный (годовой) отчет о работе подразделения. Кроме того, ответственное подразделение разрабатывает предложения об использовании результатов проведенного мероприятия в деятельности Федеральной службы, а также, по согласованию с руководством Федеральной службы, - в деятельности других заинтересованных федеральных органов исполнительной власти.
26. Финансовая отчетность о проведенном приеме составляется Управлением международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями и представляется согласно установленному порядку в Управление финансово-хозяйственной деятельности. Для оплаты представительских расходов на прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан) Управление международного сотрудничества и взаимодействия с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями представляет в Управление финансово-хозяйственной деятельности следующий комплект документов:
- заявку на прием иностранной делегации, утвержденную руководитем Федеральной службы;
- смету расходов на прием иностранной делегации (отдельных иностранных граждан);
- авансовый отчет по форме N 286 с приложением документов, подтверждающих факт расходования средств на прием иностранных делегаций (отдельных иностранных граждан).
К документам, подтверждающим факт расходования средств, относятся ресторанные счета с печатью и чеком контрольно-кассовой машины, акты на списание представительских расходов. Форма акта на списание представительских расходов приведена в приложении N 14.