ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ЭКОЛОГИЧЕСКОМУ,
ТЕХНОЛОГИЧЕСКОМУ И АТОМНОМУ НАДЗОРУ

ПРИКАЗ

от 27 декабря 2004 года N 343

О вводе в действие системы автоматизации делопроизводства
 и документооборота (САДД) "Дело" Федеральной службы
 по экологическому, технологическому и атомному надзору

В связи с завершением работ по поставке и адаптации программного обеспечения (ПО) "Дело" для решения задач автоматизации делопроизводства и документооборота в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору,

приказываю:     

1. Произвести до 31 января 2005 года апробацию ПО "Дело" во всех структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) на каждом установленном рабочем месте.

2. Ввести в центральном аппарате Службы с 1 февраля 2005 года в действие систему автоматизированного делопроизводства и документооборота (САДД) с использованием ПО "Дело".

3. Утвердить прилагаемый "Регламент работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору".

4. Административно-контрольному управлению (Азбукин В.М.):

4.1. Обеспечить организационно-методическое руководство и систематический контроль за организацией делопроизводства и документооборота в центральном аппарате Службы в условиях применения САДД "Дело".

4.2. Представлять руководству Службы еженедельные аналитические материалы данных САДД о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Службы.

5. Возложить ответственность за организацию использования САДД "Дело" в структурных подразделениях центрального аппарата Службы на начальников управлений.

6. Начальникам управлений центрального аппарата Службы:

6.1. Назначить должностное лицо (из числа работников делопроизводства управления), ответственное за использование САДД "Дело" в соответствии с Регламентом, утвержденным настоящим приказом.

Не допускать к работе в САДД работников, не прошедших специального обучения.

6.2. Активно использовать технические возможности системы САДД для укрепления исполнительской дисциплины:

6.2.1. Обеспечить ежедневный контроль за состоянием исполнения поручений, содержащихся в папках САДД - "На исполнении", "На рассмотрении", "На контроле".

6.2.2. Потребовать от ответственного за использование САДД "Дело" своевременного представления работникам управления "Справок-напоминаний об исполнении контрольных документов".

6.2.3. Обеспечить оперативный ввод в базу данных САДД информации о состоянии исполнения и списания "в дело" документов по завершенным вопросам.

7. Межрегиональному территориальному округу по информатизации и защите информации Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Вистгоф А.А.) совместно с Административно-контрольным управлением (Азбукин В.М.) и Финансово-экономическим управлением (Светлицкий С.Ю.) разработать и в срок до 28 января 2005 года представить на утверждение комплекс мероприятий, обеспечивающих бесперебойное функционирование технических средств, задействованных в работе ПО "Дело".

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Административно-контрольного управления Азбукина В.М.

  ВРИО Руководителя
     А.Б.Малышев

       Приложение


  УТВЕРЖДЕН
     приказом Федеральной службы
 по экологическому,
     технологическому и атомному надзору
     от 12 декабря 2004 года N 343

РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в системе автоматизации делопроизводства
и документооборота (САДД) Федеральной службы
 по экологическому, технологическому и атомному надзору

1. Общие положения

1.1. Прием и обработка документов в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (далее - Служба) системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) осуществляется работниками Административно-контрольного управления и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, на которых возложены функции по документационному обеспечению управления, отдела (далее - служба ДОУ).

1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Службы, подключенных к САДД, осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.

1.3. Работа в САДД основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления или других подразделений документы повторно не регистрируются.

В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.

Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САДД реестрах или регистрационных карточках.

1.4. Система САДД предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование, хранение и распечатка в системе САДД не разрешается.

Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в Службе в условиях применения САДД осуществляет отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления.

Указания (в устной или письменной форме) работников отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления - администраторов САДД о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.

1.6. Работники структурных подразделений Службы включаются в число пользователей САДД на основании заявки отделу документооборота и контроля Административно-контрольного управления на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Службы, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САДД и права доступа (грифы "Общий", "ДСП").

Установка клиентских мест САДД производится по согласованию с отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления в установленном порядке.

Отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления обеспечивает ввод в САДД персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.

1.7. Ответственность за организацию использования САДД в структурном подразделении Службы возлагается на его руководителя.

Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо службы ДОУ, ответственное за обеспечение правильного использования САДД и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочии) в отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления для внесения изменений в САДД администратором системы.

1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САДД осуществляется отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления.

1.9. К работе с САДД допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.

Пользователям САДД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.

2. Категории документов, работа с которыми осуществляется в САДД

2.1. Программное обеспечение САДД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (РК):

РК входящих документов,

РК исходящих документов,

РК внутренних документов.

Принятая в Службе классификация документов в привязке к типам РК отражена в классификаторе САДД "Группы документов", который может дополняться по мере распространения САДД на работу с другими видами документов.

2.2. Документооборот Службы составляют входящие, исходящие и внутренние документы.

2.3. Входящие документы на имя руководителя Службы и исходящие документы за подписью руководителя Службы регистрируются в отделе документооборота и контроля Административно-контрольного управления в САДД Службы ("Кабинет Службы", "Центральная картотека").

2.4. Входящие документы на имя заместителей руководителя Службы и исходящие из Службы документы за подписью заместителей руководителя Службы регистрируются работниками службы ДОУ в приемных заместителей руководителя Службы в САДД (кабинеты и картотеки соответствующих заместителей).

2.5. Входящие документы на имя начальников управлений Службы и исходящие из Службы документы за подписью начальников управлений Службы, в том числе внутренняя переписка по центральному аппарату регистрируются работниками службы ДОУ в САДД (кабинеты и картотеки соответствующих структурных подразделений).

2.6. К внутренним документам относится переписка между подразделениями Службы (в частности, письма, служебные записки и т.п.), а также организационно-распорядительные документы и поручения руководства Службы. Внутренние документы регистрируются работником службы ДОУ подразделения, создавшего документ, в своем кабинете САДД. Их отличительным признаком является классификационный индекс структурного подразделения, проставляемый перед порядковым номером документа.

2.7. Организационно-распорядительные документы Службы регистрируются отделом документооборота и контроля Административно- контрольного управления в САДД ("Кабинет Службы", "Центральная картотека") как внутренние документы. Их отличительным признаком являются индексы, проставляемые перед порядковым номером соответствующего вида документов.

2.8. Регистрируемым документам в САДД автоматически присваивается сквозная нумерация.

3. Виды работ, выполняемые в САДД

3.1. Виды работ, выполняемые в САДД отделом документооборота и контроля Административно-контрольного управления, с документами, адресованными руководителю Службы и в приемных заместителей руководителя Службы:

3.1.1. При работе с входящими документами - работник службы ДОУ, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САДД документы. По завершении рассмотрения документов вводит резолюции в САДД (электронная папка "На рассмотрение" в соответствующем кабинете) и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.

3.1.2. Исполненные документы, переданные в соответствующую службу ДОУ, списываются в дело (электронная папка "В дело").

3.1.3. Документы, поступившие непосредственно в службу ДОУ руководителя Службы, его заместителей или структурных подразделений (например, во время приема посетителей), должны быть переданы регистрации в САДД и ввода резолюций.

3.1.4. При работе с исходящими из Службы документами после визирования и подписания документа, работник подразделения исполнителя передает их в службу ДОУ для регистрации в установленном порядке.

3.1.5. Исходящие документы, подготовленные непосредственно в секретариатах заместителей руководителя Службы и ими подписанные, регистрируются работниками службы ДОУ этих секретариатов в САДД (в "Кабинете зам. руководителя") и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле "Оригинал" вводится отметка о передаче документа по назначению. После чего документ отправляется в дело.

3.1.6. При работе с внутренними документами - работник службы ДОУ регистрирует в САДД созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним резолюции, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.

3.1.7. При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями - работник службы ДОУ осуществляет контроль, используя папку "На контроле".

3.1.8. По завершении исполнения поручения работник службы ДОУ структурного подразделения - исполнителя, вводит в САДД "Отчет" и возвращает в отдел документооборота и контроля Административно-контрольного управления оригинал документа и копию документа об исполнении.

3.1.9. Внутренние документы, поступившие работнику службы ДОУ руководителя Службы или его заместителей, после рассмотрения возвращаются в структурное подразделение - автор документа для передачи исполнителям и ввода в САДД поручения руководства.

3.1.10. Работники службы ДОУ осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок "На рассмотрение" и "На контроле".

3.1.11. Работники службы ДОУ - пользователи системы имеют право доступа ко всем "Картотекам" САДД в режиме поиска документов.

3.1.12. При необходимости работники службы ДОУ используют САДД для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.

3.2. Виды работ в структурных подразделениях центрального аппарата Службы:

3.2.1. По входящим документам - структурных подразделений редактирование, при необходимости, поля "Содержание" документа, поступившего из отдела документооборота и контроля Административно- контрольного управления; внесение информации по результатам рассмотрения документа руководством Службы (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.

3.2.2. По исходящим и внутренним документам регистрация; аннотирование; ввод резолюции; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; редактирование регистрационной карточки; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.

3.2.3. По поручениям (пунктам) внутренних документов Службы, поставленным на контроль - ввод резолюции руководства структурного подразделения, постановка, при необходимости, на внутренний контроль, направление на исполнение, контроль исполнения, ввод отчета об исполнении, поиск поручений, информационно-справочная работа, вывод на печать выходных форм.

3.2.4. Права на регистрацию конкретных категорий документов по классификатору предоставляются работникам службы ДОУ структурных подразделений в соответствии с утвержденным списком пользователей.

3.3. Технология работы с входящими в подразделение документами:

3.3.1. При поступлении в подразделение документа из отдела документооборота и контроля Административно-контрольного управления (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Службы (внутренние документы) работник службы ДОУ структурного подразделения находит в папке "Поступившие" своего "Кабинета" в САДД регистрационную карточку документа и отмечает его получение ("Принять к исполнению").