Действующий

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)

СОСТАВЫ
комплектов технических средств для механизации делопроизводственных процессов


Наименование видов (типов)		Категории учреждений (по объему документооборота)
		I (свыше 100 тыс.док-тов в год)	II (25-100 тыс.док-тов в год)	III (10-25 тыс.док-тов в год)	IV (до 10 тыс.док-тов в год)
1		2	3	4	5
1. Подготовка документов
1.1.1.	Машина пишущая портативная (механическая или электрическая)	+	+	+	+
1.1.2.	Диктофон кабинетный	+	5	1	1
1.1.3.	Диктофон носимый	+	4	2	1
1.1.4.	Станция диктофонная	+	+	-	-
1.1.5.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
1.1.6.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
1.1.7.	Карандаш механический	+	+	+	+
1.2.1.	Машина пишущая канцелярская механическая	+	4	1	2
1.2.2.	Машина пишущая канцелярская электрическая	+	12	6	-
1.2.3.	Автомат пишущий	+	1	-	-
1.2.4.	Пюпитр электрифицированный	+	4	1	1
1.2.5.	Устройство листоподборочное конторское	+	1	1	-
1.2.6.	Мебель для машинописного бюро	+	+	+	+
1.3.1.	Прибор пишущий настольный	+	+	+	+
2. Копирование и размножение документов
2.1.1.	Аппарат электрофотографи- ческий копировально- множительный с промежуточным носителем изображения ротационный	1	1	-	-
2.1.2.	Аппарат электрофо- тографический копи- ровально- множительный с непосредственным копированием на электрофотографи- ческую бумагу	+	+	1	1
2.1.3.	Аппарат термокопиро- вальный	-	-	+	+
2.2.1.	Автомат наборно-пи- шущий	1	1	-	-
2.2.2.	Оборудование репродукционного фотокопирования	+	+	-	-
2.3.1.	Машина пишущая канцелярская электрическая	1	1	1	1
2.3.2.	Оборудование для обработки фотокопий, микрофотокопий и печатных форм	1	1	-	-
2.3.3.	Аппарат электрофо- тографический копировально- множительный с промежуточным носителем изображения плоскостной	1	1	-	-
2.3.4.	Аппарат электронно- искровой для копирования без изменения масштаба	-	+	+	-
2.4.1.	Машина офсетная конторская	3	1	-	-
2.4.2.	Ротатор сетчатый	-	+	+	-
2.4.3.	Гектограф сплошной печати	-	-	+	+
2.4.4.	Мебель для копировально-множительного бюро	+	+	+	+
2.5.1.	Машина взаимоперпендику- лярной фальцовки конторская	1	1	-	-
2.6.1.	Устройство листо- подборочное конторское	-	-	1	1
2.6.2.	Машина листоподбо- рочная автоматическая конторская	1	-	-	-
2.6.3.	Машина листопод- борочная полуавтоматическая конторская	+	1	-	-
2.7.1.	Машина нитко- и проволокошвейная конторская	1	1	+	+
2.7.2.	Машина бесшвейного скрепления конторская	+	1	+	+
2.7.3.	Сшиватель документов	+	+	2	1
2.8.1.	Устройство бумагорезальное конторское	+	+	1	1
3. Экспедиционная обработка и транспортирование (доставка) документов
3.1.1.	Приспособление для вскрытия шпагатной заделки	3	2	1	1
3.1.2.	Устройство обеспыливающее	1	1	-	-
3.2.1.	Вибросталкиватель листов бумаги механический	1	1	-	-
3.2.2.	Машина конверто- вскрывающая электрическая	1	1	-	-
3.2.3.	Машина конверто- вскрывающая ручная	+	+	1	1
3.3.1.	Сшиватель документов	+	+	1	1
3.3.2.	Машина для уничтожения документов	1	1	-	-
3.4.1.	Аппарат штемпеле- вальный электромагнитный	1	1	1	1
3.4.2.	Нумератор шестизначный полуавтоматический	1	1	1	1
3.5.1.	Мебель для экспедиции	+	+	+	+
3.6.1.	Средства транспортирования документов пневматические конторские	+	+	-	-
3.6.2.	Конвейер для вертикального транспортирования документов	1	-	-
3.6.3.	Тележка	+	1	1	1
3.6.4.	Папка-портфель курьера	+	+	+	1
3.7.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
3.8.1.	См. п.3.5.1
3.9.1.	Машина пишущая канцелярская механическая	-	-	1	1
3.9.2.	Машина пишущая канцелярская электрическая	1	1	-	-
3.9.3.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
3.9.4.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
3.9.5.	Устройство адресовальное конторское	1	1	-	-
3.10.1.	Машина конверто- заклеивающая конторская	1	1	-	-
3.10.2.	Приспособление с универсальной склеивающей лентой	+	+	+	+
3.10.3.	Клейница	+	+	+	+
3.10.4.	Машина пачковязальная конторская	1	-	-	-
3.11.1.	Весы почтовые	1	1	1	1
3.12.1.	Машина маркировальная	1	1	1	1
3.13.1.	См. пп.3.9.1-3.9.4
3.14.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
4. Регистрация документов и построение учетно-справочного аппарата
4.1.1.	См пп.3 6.1-3.6.4
4.2.1.	См. п.3.5.1
4.3.1.	Ручка автоматическая перьевая	+	+	+	+
4.3.2.	Ручка автоматическая шариковая	+	+	+	+
4.3.3.	Набор штампов	+	+	+	+
4.3.4.	Нумератор с переменными индексами	1	1	-	-
4.3.5.	См. п.3.4.1.
4.4.1.	Машина пишущая портативная (механическая или электрическая)	+	2	1	1
4.4.2.	Машина пишущая канцелярская (механическая или электрическая)	+	1	-	-
4.5.1.	Сшиватель документов	1	1	-	-
4.6.1.	См. пп.4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2
4.7.1.	Картотека настольная	-	-	+	+
4.7.2.	Картотека стационарная немеханизированная	-	1	1	-
4.7.3.	Картотека стационарная механизированная	2	1	-	-
4.8.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
4.9.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
4.10.1.	Нумератор четырехзначный полуавтоматический	+	+	1	1
4.11.1.	См. пп.4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2
4.12.1.	См. пп.4.7.1-4.7.3
4.13.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
6. Контроль за исполнением документов
5.1.1.	См. пп.3.6.1-3.6.4
5.2.1.	Картотека настольная	-	-	+	+
5.2.2.	Картотека стационарная немеханизированная	+	+	+	+
5.2.3.	Картотека стационарная механизированная	+	1	-	-
5.3.1.	Устройство поисково-вызывное проводное конторское	+	+	+	+
	См. пп.3.6.1-3.6.4
5.4.1.	Комплект счетно- перфорационных машин	1	-	-	-
5.5.1.	Машина пишущая канцелярская (механическая или электрическая)	+	1	1	1
	См. пп.3.9.3, 3.9.4, 5.4.1
5.6.1.	См. пп.4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2, 5.2.1-5.2.3, 5.3.1
6. Формирование, оформлениe, хранениe и использование дел
6.1.1.	Набор штампов	+	+	+	+
6.2.1.	Регистратор	+	300	100	40
6.2.2.	Скоросшиватель	+	1000	250	100
6.2.3.	Обложка дела постоянного хранения	+	300	100	40
6.2.4.	Машина сверлильная	1	1	-	-
6.2.5.	Дырокол конторский	+	+	+	+
6.3.1.	Нумератор четырехзначный полуавтоматический	+	+	1	1
6.3.2.	Карандаш механи- ческий	+	+	+	+
6.4.1.	См. пп.4.3.1, 4.3.2, 4.4.1, 4.4.2, 6.3.1, 6.3.2
6.5.1.	См. пп.4.3.1, 4.3.2, 6.3.1, 6.3.2
6.6.1.	Шкаф дли хранения документов конторский	+	+	+	+
6.6.2.	Стеллаж для хранения документов конторский	+	+	+	+
6.6.3.	Картотека стационар- ная немеханизиро- ванная	-	-	+	+
6.6.4.	Картотека стационарная механизированная	+	1	-	-
6.6.5.	Мебель для архива	+	+	+	+
6.7.1.	См. п.5.1.3
6.8.1.	Комплект оборудования поиска карт с краевой и внутренней перфорацией	+	+	+	+
6.9.1.	Машина вычислитель- ная десятиклавишная	+	1	-	-

Примечания:

1. В графах 2-5 указывается количество технических средств. Знак (+) обозначает, что количество указанных средств определяется самими учреждениями применительно к конкретным условиям. Знак (-) обозначает, что применение таких технических средств для данной категории учреждений экономически нецелесообразно.

2. При определении количества технических средств принимались во внимание следующие исходные данные:

- каждый документ в среднем состоит из трех листов смешанного текста II группы сложности, напечатанного через полтора интервала на листах формата А4.

- документы на листах формата А4 составляют 90%, а на листах формата A3 - 10% от годового объема документооборота;

- входящая корреспонденция составляет 45%, исходящая - 45%, внутренняя - 10% от годового объема документооборота;

- средний объем дела - 100 листов.

3. Если исходные данные в учреждении отличаются от приведенных в п.2, то количество технических средств должно быть соответственно изменено.

9.2.4. Составы комплектов применяемых технических средств следует корректировать применительно к конкретным условиям организации работы с документами в различных учреждениях.

9.2.5. Если для механизации делопроизводственного процесса (операции) имеется несколько моделей технических средств, то необходимо осуществить выбор конкретного изделия.

9.2.6. Выбор конкретного изделия сводится к определению номенклатуры изделий, расчету их количества, определению места размещения. Выбор проводится с учетом эффективности конкретного изделия, его качества и определяется техническими данными моделей (марок).

9.2.7. Для выбора конкретного изделия следует применять метод сравнения приведенных затрат по операциям, подлежащим механизации. Для упрощения расчетов при сравнении нескольких вариантов рекомендуется пользоваться следующей формулой, по которой лучшим будет вариант, имеющий наименьшую сумму затрат.

С + Е X К = min,

где С - сумма годовых текущих затрат по данному варианту, руб.;

Е- нормативный коэффициент сравнительной экономической эффективности;

К - капитальные вложения по данному варианту, руб.

9.3. Основные положения по рациональному использованию комплектов технических средств