9.3.1. Механизация делопроизводственных процессов предусматривает наиболее рациональное использование технических средств.
Различаются два способа использования технических средств централизованный и децентрализованный.
Централизованно используются такие средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту.
Средства, составляющие принадлежность рабочих мест (портативные пишущие машины, сшиватели, счетно-клавишные машины, дыроколы и т.п.), необходимо использовать децентрализованно.
9.3.2. Конкретные участки, на которых следует применять технические средства, определяются в зависимости от структурного построения и содержания делопроизводственной службы учреждения.
9.3.3. При внедрении комплектов технических средств должны осуществляться организационно-технические мероприятия, связанные с монтажом, пуском и регулированием изделий, входящих в состав комплекта.
Монтаж, пуск и регулирование таких средств проводятся в соответствии с указаниями, содержащимися в эксплуатационных документах (техническое описание, инструкция по техническому обслуживанию и т.д.).
Технические средства до сдачи их в эксплуатацию должны подвергаться испытанию и наладке.
Ввод таких средств в эксплуатацию следует оформлять актом.
9.3.4. Обязательным условием внедрения технических средств для механизации делопроизводственных процессов является соответствующая подготовка кадров.
Подготовка кадров должна предусматривать обучение персонала работе с техническими средствами на рабочих местах, обучение персонала на специальных курсах, систематическое проведение лекционных и семинарских занятий.
9.3.5. Подготовку кадров следует проводить в таких организационных формах, как семинары (общие и тематические), инструктажи, консультации.
Знание технических инструкций персоналом необходимо проверять перед допуском каждого работника к эксплуатации средств, а затем не реже одного раза в год.