ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР
ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СТАНДАРТОВ
СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР

МИНИСТЕРСТВО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ, СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ
И СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ


Единая государственная система делопроизводства
(Основные положения)

     

Одобрено
Государственным комитетом
Совета Министров СССР
по науке и технике
(постановление N 435 от 4 сентября 1973 года)

Предисловие

Создание Единой государственной системы делопроизводства обусловлено насущными потребностями дальнейшего совершенствования управленческого труда, поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления является одной из существенных форм его работы.

Основные положения ЕГСД представляют научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив позволяют практически обеспечить документное обслуживание сферы управления.

Внедрение ЕГСД призвано способствовать упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата.

Цель Единой государственной системы делопроизводства - довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации. Тематические разделы ЕГСД охватывают вопросы организации делопроизводства, экономики и организаций труда делопроизводственного персонала, механизации процессов документооборота.

Разработка ЕГСД осуществлялась путем всестороннего изучения систем делопроизводства в ряде звеньев государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, присущих большинству учреждений и организаций, а также определения возможности, границ и масштабов системного упорядочения однотипных делопроизводственных операций.

Первая часть (разделы 1-7) основных положений ЕГСД посвящена методике и технике работы с документами. В ней формулируются требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела. К существенным моментам этой части относятся положения, устанавливающие порядок подготовки и издания организационно-распорядительной документации; правила унификации, трафаретизации и способы оптимальной организации прохождения документов; методику создания карточной формы учетно-справочного аппарата; применение перфокарт и перфолент для контроля за исполнением документов.

Вторая часть (раздел 8) основных положений ЕГСД посвящена организации труда делопроизводственного персонала. В нее включены рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной положенности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников.

Третья часть (раздел 9) ЕГСД излагает рекомендации в области механизации труда, подчеркивая необходимость последовательно применять технические средства на тех участках работы с документами, где возможна и необходима механизация процессов. Именно комплексное решение в сочетании с дифференцированным подходом к внедрению техники (в зависимости от объема документооборота) способно повысить управленческий и экономический эффект деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в ведомствах, учреждениях и на предприятиях предусматривают:

- непосредственное активное применение ЕГСД, разработку положений о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкций для различных категорий работников делопроизводства;

- материально-техническое обеспечение применения ЕГСД, изготовление в соответствии с государственными стандартами новых бланков документов, регистрационных карточек, обложек дел, приобретение и установку необходимого оборудования;

- обучение работников ведению делопроизводства на основе положений ЕГСД путем организации курсов, семинарских занятий и т.п.

Внедрение Единой государственной системы делопроизводства, безусловно, потребует организационных усилий и материальных затрат. Однако это станет одним из путей повышения управленческого эффекта, создаст определенные предпосылки для оптимизации управления в будущем. Разработчики рассматривают ЕГСД как важный шаг к внедрению автоматизированных систем управления, поскольку она позволяет регламентировать состав управленческой документации и документационные операции, внедряет научно-нормативную постановку труда делопроизводственного персонала. Механизация работы с документами рассматривается ЕГСД как обязательное условие правильной организации делопроизводства. Необходимо учитывать, что без повсеместной унификации и единообразных схем оптимального документооборота не представляется возможным создание общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации.

Излагаемые в ЕГСД основные положения являются также организующей основой для совершенствования делопроизводства большого количества учреждений, которые призваны в ближайшее время упорядочить работу с документами и обеспечить ее простейшую механизацию. Использование основных положений ЕГСД осуществляется в соответствии с "Методическими указаниями по применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства" '(М., 1974).

* * *

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.

В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.

1. Общие положения

1.1. Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

1.2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях и на предприятиях (приложение 1).

1.3. Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

_______________

Далее именуются "учреждения".

Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.4. ЕГСД преследует главную цель - усовершенствовать на единой основе постановку делопроизводства в учреждениях страны путем установления рациональной организаций, форм и методов работы с документами, унификации и стандартизации документов, механизации делопроизводственных процессов.

ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

При условии, если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ.

1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.

1.6. Положения ЕГСД применяются учреждениями избирательно, в зависимости от отнесения их к одной из четырех категорий:

Примечания:

1. Отнесение учреждений к названным категориям учитывается при установлении структуры делопроизводственных служб, механизации процессов делопроизводства а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.

2. Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.

1.7. Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации, в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

1.8. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкций по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкция по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

1.9. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкций прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.).

1.10. Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях следует; возлагать на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

2.1.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

2.1.3. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности (приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (приложение 3).

2.1.4. Управленческая деятельность учреждения выражается посредством распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:

Советы Министров союзных и автономных республик:

а) постановления;

б) распоряжения.

Министерства СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

а) постановления;

б) приказы;

в) инструкции;

г) указания.

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их управления и отделы:

а) решения (только исполкомы);

б) распоряжения (только исполкомы);