1. Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской, Федерации с указанием сроков хранения (далее - Перечень) составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 года, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном Указом Президента Российской Федерации, от 17 марта 1994 года N 552, "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), а также иных нормативно-методических документов в области экспертизы ценности документов и комплектования архивов.
2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации (Минфин России), его территориальных органов, органов исполнительности власти в области финансов субъектов Российской Федерации, а также подведомственных ему организаций независимо от вида носителя документов. Перечень используется для определения сроков хранения документов и отбора документов на хранение или выделение к уничтожению, а также при формировании дел в делопроизводстве, при составлении номенклатур дел и в работе экспертных комиссий организаций.
3. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу и отражает основные вопросы деятельности Министерства финансов России, его территориальных органов, органов исполнительной власти в области финансов субъектов Российской Федерации, а также подведомственных организаций. Разделы Перечня 1, 2, 3, 4, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31 соответствуют управленческим функциям, общим для всех организаций. Разделы 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 соответствуют отраслевым функциям, раскрывающим только сферу деятельности Минфина России и организаций его системы.
Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов в логической последовательности, закрепленной в единой по всему Перечню валовой нумерации (графа 1). При объединении в одной статье разных видов документов по одному и тому же вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования видов документов, включенных в статью (графа 2).
Раздел 1-й содержит переписку по всем аспектам основной деятельности Минфина России и организаций его системы с органами представительной и исполнительности власти, с правоохранительными органами, Банком России. Раздел 1-й содержит договоры с юридическими и физическими лицами по различным вопросам деятельности, а также протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации, данные в одной статье в обобщенной формулировке. В ряде разделов Перечня отдельные виды договоров и указанных протоколов приводятся с конкретным раскрытием предмета договора и соответствующего срока его хранения.
Документы проверок Минфина России и организаций его системы, в которых они выступают в качестве проверяемой организации, приведены в разделе 1-ом. Документы проверок, осуществляемых Минфином России и организациями его системы, в которых они выступают в качестве проверяющей организации, приведены в разных отраслевых разделах Перечня.
4. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по четырем группам (графы 3, 4, 5, 6). В графе 3-ей указаны сроки хранения документов в центральном аппарате Минфина России; в графе 4-й - в территориальных органах Минфина России, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области финансов; в графе 5-й в производственных, научных, учебных, издательских организаций, входящих в систему Минфина России (Гознак, Гохран, Российская пробирная плата, Алмазювелирэкспорт, НИФИ, Академия бюджета и казначейства, колледжи, курсы повышения квалификации, учебно-методический кабинет, издательство, редакция, фабрики, монетные дворы); в графе 6-й - во вспомогательных и обслуживающих организациях (госучреждение по эксплуатации административных зданий и дачного хозяйства, госучреждение "Ведомственная охрана Минфина России", научная библиотека, издательско-полиграфический центр, строительное управление, оздоровительный комплекс, поликлиника, столовая).
От организаций 1, 2, 3 групп (графы 3, 4, 5) ценные документы поступают на хранение в государственное и муниципальные архивы. При этом от курсов повышения квалификации и учебно-методического кабинета поступает только часть документов, отмеченных звездочкой (*), что оговорено в примечаниях к соответствующим статьям.
От организаций 4-й группы (графа 6) документы на хранение в государственные, муниципальные архивы не поступают. Однако, в случае их ликвидации отдельные документы по решению экспертных органов должны быть переданы на хранение в архив вышестоящей организации. К их числу относятся документы по личному составу, а также имеющие срок хранения "до ликвидации организации".
5. Срок хранения документов, указанных в Перечне исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 года.
6. Документы, срок хранения которых определен в Перечне "постоянно", передаются в государственные, муниципальные архивы по истечении срока их ведомственного хранения. Для центрального аппарата Минфина России, подчиненных ему организаций федерального значения - через 15 лет после окончания делопроизводством; для территориальных органов, органов исполнительной власти в области финансов субъектов Российской Федерации, организаций областного, краевого подчинения - через 10 лет после окончания делопроизводством; для органов и организаций местного подчинения - через 5 лет после окончания делопроизводством.
7. Сроки хранения документов, указанные в Перечне, не могут быть снижены, увеличение сроков хранения возможно по решению экспертных комиссий организаций.
8. Отметка "ЭПК", проставленная к статьям Перечня, означает, что данные документы или их часть могут иметь научно-историческое или практическое значение.
Дела с отметкой "ЭПК" просматриваются экспертными комиссиями с целью решения вопроса об отнесении их к составу принимаемых на хранение в государственные или муниципальные архивы или выделения к уничтожению.
9. Срок хранения "До минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяет сама организация, но он не может быть менее 1 года.
10. Срок хранения "До замены новыми" означает, что документы имеют нормативно определенный срок хранения и используются в работе до их отмены или замены новыми.
11. Особенности применения или исчисления сроков хранения документов оговорены в "примечаниях" (графа 7).
12. Определение сроков хранения документов проводится на основании полистного просмотра дел. Определение сроков хранения по заголовкам на обложках дел не допускается.
13. Изменения и дополнения вносятся в Перечень на основании решений ЦЭК Минфина России, согласованных с ЦЭПК Росархива, а также на основании решений ЦЭПК Росархива, имеющих общий для всех министерств, ведомств характер или адресованных непосредственно Минфину России и организациям его системы.
14. Организация работы по проведению и оформлению отбора документов на хранение и уничтожение проводится в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
15. Документы, отобранные на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, а также по личному составу описываются в соответствии с действующими правилами. Их описи рассматриваются экспертными комиссиями организаций и направляются на утверждение или согласование ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения. Документы временного срока хранения, сроки хранения которых в организации истекли, включаются в акты выделения документов к уничтожению, которые утверждает руководитель организации только после утверждения описей на документы соответствующего периода времени.
16. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Составители: М.П.Жукова, Л.Г.Берестова, Б.В.Альбрехт, Л.Н.Крюкова, В.М.Жигунов, А.Е.Моисеев, Е.В.Макаров.