3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.
3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:
принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;
осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;
составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;
принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;
передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;
формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;
подготавливать документы к последующему хранению и использованию;
передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;
ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;
обеспечивать учет и хранение бланков документов;
давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.