1.1. Основными задачами учета имущественно-материальных ценностей являются:
обеспечение сохранности и установление контроля за движением и правильным использованием всех запасов ценностей;
наблюдение за установленными нормами запасов ценностей;
своевременное выявление неиспользуемых оборудования, инвентаря и материалов, подлежащих реализации в установленном порядке, с целью мобилизации внутренних ресурсов;
получение точных сведений об остатках, находящихся на складах (в кладовых) по материально ответственным лицам.
Кроме того, материально ответственные лица осуществляют контроль за тем, насколько объем и ассортимент завезенных оборудования, инвентаря и материалов соответствуют действительным текущим потребностям в целях предупреждения затоваривания, приобретения ненужных и неиспользуемых имущественно-материальных ценностей.
1.2. Учет имущественно-материальных ценностей на складах (в кладовых) и в эксплуатации организуется и ведется под непосредственным руководством главного бухгалтера централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).
Ответственность за обеспечение сохранности и правильное использование имущественно-материальных ценностей несет руководитель учреждения.
1.3. Все имущественно-материальные ценности в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.
Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, должны быть безусловно надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим основным требованиям:
иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;
знать инструкции, основные правила и порядок как качественной приемки и хранения имущественно-материальных ценностей, так и правила их отпуска;
уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;
знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно-материальных ценностей.
Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем.
1.4. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста в соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденным постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и секретариатом ВЦСПС от 28 декабря 1977 года N 447/24 (приложение 1).
Договор может быть заключен при соблюдении сторонами всех обязанностей, предусмотренных в Типовом договоре о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2). В частности, администрация обязана создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему материальных ценностей; знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приема, отпуска, перевозки переданных ему материальных ценностей и др.
1.5. При организации складского хозяйства необходимо учитывать нижеследующие обязательные требования:
хранение материалов должно осуществляться в специально приспособленных помещениях, а для навалочных материалов (песок, известь, уголь, камень и др.) в огороженных для этого местах;
размещение материалов по стеллажам, шкафам, полкам должно производиться с таким расчетом, чтобы облегчить их приемку, отпуск и инвентаризацию;
наличие исправных весовых и измерительных приборов и мерной тары, обеспечивающих приемку и отпуск точным весом;
обязательное документирование прихода и расхода материалов в момент совершения операции.
На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.
1.6. Материальные ценности на склады учреждений народного образования поступают, как правило, от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги, с мест разборки временных и ветхих построек и т.д.
Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В счетах - платежных требованиях на имущественно-материальные ценности должны быть указаны следующие данные; от кого поступили, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад (кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.
Грузы, прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами. При получении груза получатель обязан:
потребовать проверки груза, если в прибывшем вагоне (контейнере) обнаружена неисправность или отсутствие пломб, наложенных станцией отправления;
при получении затаренного или штучного груза проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки, а также соответствие маркировки, нумерации мест, наименования отправителя и станции отправления данным, указанным в железнодорожных документах;