МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 28 января 1986 года N 45


Об утверждении Методических указаний об организации учета
и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально
ответственных лиц в учреждениях системы Минпроса СССР

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации на основании
приказа Минобрнауки России от 16 января 2015 года N 12
____________________________________________________________________

В целях повышения контроля за хранением, поступлением и расходованием имущественно-материальных ценностей и упорядочения оперативного их учета в учреждениях системы Министерства просвещения СССР

приказываю:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов СССР прилагаемые Методические указания об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей у материально ответственных лиц в учреждениях системы Министерства просвещения СССР.

2. Министерствам просвещения союзных республик довести Методические указания до подведомственных учреждений и местных органов народного образования и обеспечить их выполнение.

Заместитель министра
К.Г.Ножко

     

СОГЛАСОВАНО
с Министерством финансов СССР
28 января 1986 года N 41-31

     

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом
Министерства просвещения СССР
от 28 января 1986 года N 45

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
об организации учета и инвентаризации имущественно-материальных ценностей
у материально ответственных лиц в учреждениях системы
Министерства просвещения СССР

1. Общие положения

1.1. Основными задачами учета имущественно-материальных ценностей являются:

обеспечение сохранности и установление контроля за движением и правильным использованием всех запасов ценностей;

наблюдение за установленными нормами запасов ценностей;

своевременное выявление неиспользуемых оборудования, инвентаря и материалов, подлежащих реализации в установленном порядке, с целью мобилизации внутренних ресурсов;

получение точных сведений об остатках, находящихся на складах (в кладовых) по материально ответственным лицам.

Кроме того, материально ответственные лица осуществляют контроль за тем, насколько объем и ассортимент завезенных оборудования, инвентаря и материалов соответствуют действительным текущим потребностям в целях предупреждения затоваривания, приобретения ненужных и неиспользуемых имущественно-материальных ценностей.

1.2. Учет имущественно-материальных ценностей на складах (в кладовых) и в эксплуатации организуется и ведется под непосредственным руководством главного бухгалтера централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).

Ответственность за обеспечение сохранности и правильное использование имущественно-материальных ценностей несет руководитель учреждения.

1.3. Все имущественно-материальные ценности в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Все работники, которым доверяется прием, хранение и отпуск материальных ценностей, должны быть безусловно надежными и проверенными людьми и удовлетворять следующим основным требованиям:

иметь достаточную подготовку и практический опыт ведения складского хозяйства;

знать инструкции, основные правила и порядок как качественной приемки и хранения имущественно-материальных ценностей, так и правила их отпуска;

уметь быстро и точно измерять, подсчитывать и взвешивать материальные ценности;

знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету имущественно-материальных ценностей.

Смена должностных лиц, ответственных за хранение, сохранность и использование ценностей, должна сопровождаться инвентаризацией и составлением приемо-сдаточных актов, утверждаемых руководителем.

1.4. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста в соответствии с Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденным постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам и секретариатом ВЦСПС от 28 декабря 1977 года N 447/24 (приложение 1).

Договор может быть заключен при соблюдении сторонами всех обязанностей, предусмотренных в Типовом договоре о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2). В частности, администрация обязана создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему материальных ценностей; знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приема, отпуска, перевозки переданных ему материальных ценностей и др.

1.5. При организации складского хозяйства необходимо учитывать нижеследующие обязательные требования:

хранение материалов должно осуществляться в специально приспособленных помещениях, а для навалочных материалов (песок, известь, уголь, камень и др.) в огороженных для этого местах;

размещение материалов по стеллажам, шкафам, полкам должно производиться с таким расчетом, чтобы облегчить их приемку, отпуск и инвентаризацию;

наличие исправных весовых и измерительных приборов и мерной тары, обеспечивающих приемку и отпуск точным весом;

обязательное документирование прихода и расхода материалов в момент совершения операции.

На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.

1.6. Материальные ценности на склады учреждений народного образования поступают, как правило, от местных поставщиков, транспортных организаций, от железной дороги, с мест разборки временных и ветхих построек и т.д.

Все поступающие на склад учреждения материальные ценности должны быть оприходованы немедленно. В счетах - платежных требованиях на имущественно-материальные ценности должны быть указаны следующие данные; от кого поступили, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад (кладовую), расписка материально ответственного лица, принявшего ценности.

Грузы, прибывающие по железной дороге, принимаются от станции железной дороги материально ответственными лицами. При получении груза получатель обязан:

потребовать проверки груза, если в прибывшем вагоне (контейнере) обнаружена неисправность или отсутствие пломб, наложенных станцией отправления;

при получении затаренного или штучного груза проверить количество мест, вес и состояние каждого места, сохранность тары и упаковки, а также соответствие маркировки, нумерации мест, наименования отправителя и станции отправления данным, указанным в железнодорожных документах;

в случае получения от станции железной дороги груза без проверки веса следует потребовать отметки об этом в железнодорожной накладной.

Если при осмотре и проверке груза установлена неисправность тары или наличие на ней следов вскрытия и признаков повреждения (порчи) груза, а также в случае обнаружения несоответствия фактического веса, числа мест и маркировки данным, указанным в железнодорожной накладной, получатель груза обязан потребовать от станции назначения составления коммерческого акта.

Коммерческий акт составляется по требованию лица, обнаружившего неисправность, и подписывается начальником станции, либо его заместителем, получателем груза (если неисправность груза обнаружена в его присутствии), весовщиком, бригадиром грузчиков и одним из грузчиков, присутствовавших при обнаружении неисправности.

В коммерческом акте должны быть точно описаны обстоятельства, при которых обнаружена неисправность. Для определения ущерба, причиненного в результате повреждения груза, производится экспертиза на станции назначения. Сумма расходов по экспертизе указывается в коммерческом акте и относится на счет грузополучателя, если эксперт вызван по его требованию, и на счет железной дороги, если эксперт вызван по ее инициативе.

Копия акта выдается станцией на руки грузополучателю не позднее трех дней после его подписания.

При несоответствии поступивших материалов качеству и количеству, указанным в сопроводительных документах, составляется акт приемки по ф. N 429 в двух экземплярах.

Акт приемки составляется специальной комиссией, назначаемой руководителем учреждения с обязательным участием представителя поставщика или незаинтересованной организации, а также материально ответственного лица. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, а другой - для направления претензионного письма поставщику.

Не позднее чем через 10 дней после составления акта приемки о недостаче или пересортице грузополучатель обязан предъявить претензию об этом поставщику. К претензии должны быть приложены копия акта и все обосновывающие его документы, которые отправляются заказным письмом с уведомлением.

В акте, устанавливающем неудовлетворительное качество или неправильную маркировку товара, либо его некомплектность, должно быть указано, кроме обычных данных, имеющихся в акте, следующее:

описание товара, маркировки, упаковки, состояние его и условия хранения;

количество (вес), полное наименование и перечисление предъявленного к осмотру и проверенного некачественного или некомплектного товара, с особым выделением вовсе негодного к употреблению или подлежащего уценке;

точное описание недостатков качества товара с указанием характера дефектов и их причин, а в случае невозможности - точное указание недостающих частей;

размер уценки (скидки) с обоснованием ее.

В акте должно быть указано, в какой мере товар не соответствует предусмотренным договором условиям. Организация, получившая претензию от покупателя, в десятидневный срок с момента получения обязана удовлетворить ее либо сообщить грузополучателю свой обоснованный отказ в удовлетворении претензии.

Покупатель, не получивший удовлетворения претензии, вытекающей из поставки товара, не соответствующего качеству, обусловленному договором, обязан не позднее 6 месяцев со дня составления акта приемки предъявить в установленном порядке поставщику иск о возврате уплаченных за товар сумм и о взыскании штрафов и убытков.

1.7. Законодательством установлены следующие сроки исковой давности:

по спорам между государственными предприятиями и учреждениями, кооперативными и общественными организациями - 1 год;

по претензиям о взыскании штрафов, пени и неустоек - 6 месяцев;

для претензий по железнодорожным, воздушным перевозкам, а также для претензий клиентуры к органам связи - 6 месяцев;

по спорам, вытекающим из поставки товаров ненадлежащего качества - 6 месяцев.

2. Основные средства

2.1. Все имеющиеся в учреждении основные средства в обязательном порядке должны находиться на ответственном хранении у должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.

Здания и сооружения, классная и канцелярская мебель, хозяйственный инвентарь и оборудование должны находиться на ответственном хранении у заведующего хозяйством, заместителя директора по хозяйственной части, коменданта или заведующего общежитием.

Учебное оборудование, приборы, станки, инструменты и приспособления, спортивный инвентарь, библиотечный фонд и другое должны находиться на ответственном хранении у лиц, на которых возложено заведование учебными кабинетами, учебно-опытными участками, учителей трудового обучения, исполняющих обязанности мастера учебной мастерской, учителей физического воспитания, военных руководителей, лаборантов, старших пионервожатых, заведующих школьными интернатами, библиотекарей и др.

2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту (предмету), кроме белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви, библиотечных фондов, присваивается инвентарный номер.

Когда инвентарный объект является сложным, то есть включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте (гарнитур мебельный, сервизы и др.).

Инвентарный номер обозначается на металлическом жетоне или картонной бирке, который прикрепляется к объекту. В отдельных случаях инвентарный номер обозначается краской (например, на обратной стороне ковров и т.д.).

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных за ветхостью, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

Для белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви инвентарный номер присваивается по каждому наименованию. При этом на предметы одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене (в пределах установленных интервалов цен), устанавливается один инвентарный номер.

Предметы мягкого инвентаря маркируются специальным штампом. Штамп должен содержать наименование учреждения, а при выдаче в эксплуатацию дополнительно - обозначение года и месяца выдачи. Маркировочный штамп ставится так, чтобы не портить внешнего вида предмета. В случае смывания маркировки ее следует периодически восстанавливать.

2.3. Инвентарным объектом по субсчету "Здания" является каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании); внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой; внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения; подъемники (лифты).

Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами.

Надворные постройки, ограждения - и другие надворные сооружения, обслуживающие здания (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более здания, они считаются самостоятельными инвентарными объектами.

Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

Законченные строительством здания и сооружения принимаются специальными комиссиями, назначенными в установленном порядке.

Приемка комиссией зданий и сооружений оформляется актом. В актах указываются основные сведения: вид, назначение зданий, год постройки, краткая характеристика объекта [материал, из которого здание сооружено (кирпичное, блочное и др.), плотность стен, кубатура; характер перекрытий, фундамент и т.п.]. Кроме того, на здание составляется паспорт, куда заносятся перечисленные выше сведения, а также в процессе эксплуатации отмечается время и стоимость произведенных капитальных ремонтов, норма износа, а при выбытии - причина выбытия.