Инструкция о государственном учете результатов работ по геологическому изучению недр и о порядке хранения и пользования отчетными геологическими материалами
Инвентаризация геологических материалов в геологических фондах
63. Все геологические материалы, поступившие на постоянное хранение в геологические фонды, подлежат инвентарному учету.
64. Во Всесоюзном и территориальных геологических фондах фондовые геологические материалы учитываются и хранятся по системе единого учета и хранения вне зависимости от грифа секретности (письмо ВГФ от 15 октября 1968 года). Инвентаризация осуществляется в единой инвентарной книге установленной формы (приложение 8) в порядке поступления материалов.
65. Все геологические материалы, в соответствии с порядком их записи в инвентарной книге, получают инвентарный номер.
Инвентарный номер проставляется на обложке переплета каждой единицы хранения в верхнем левом углу и на титульном листе. Этот же номер проставляется на каждом несброшюрованном приложении.
66. Дублетные экземпляры, поступающие в ТГФ, обрабатываются так же, как и основные материалы, им присваиваются номера основных экземпляров. На дублетных экземплярах рядом с инвентарным номером ставится штамп "Дубликат" и индекс "Д", что означает дублетный экземпляр первый - Д, второй - Д
и т.д. В инвентарной книге, в графе 14, указывается количество принятых экземпляров данного материала.
67. Записи в инвентарных книгах делаются четко стойкими чернилами. Исправления в инвентарные книги вносятся красными чернилами с указанием основания и даты. В ВГФ каждое исправление заверяется заведующим хранилища и начальником отдела хранения, в ТГФ - заведующим хранилища и начальником ТГФ.
68. В инвентарных книгах записи должны быть однотипными.
В графе 4 указываются фамилия и инициалы автора отчета в именительном падеже. Если отчет составлен двумя авторами, то записываются фамилии и инициалы обоих, если же авторов три и более, то записываются фамилии и инициалы одного автора с добавлением "и др.".
В графе 8 для каждой единицы хранения указывается общее количество листов текста, включая листы с наклеенными иллюстрациями (фотографиями, чертежами, рисунками).
В графе 9 указывается количество фотографий и рисунков, помещенных в тексте каждой книги.
В графе 10 указывается количество чертежей, помещенных в тексте каждой книги.
В графе 11 кроме общего количества указывается также (в том числе) количество графических приложений, имеющих ограничительный гриф.
В графе 12 указываются название организации, представившей отчет, дата поступления его и входящий номер сопроводительного письма.
В графе 13 указывается гриф секретности каждой единицы хранения (книги, тетради и т.п.).
В графу 16 вносятся особые отметки, примечания.
При досылке части материала запись в инвентарной книге делается в соответствующие графы красными чернилами со знаком "+". Например, в графе II имелась запись 4/4, после досылки двух листов графики эта запись будет выглядеть так: 4/4 + 2/2. Знак "+" и цифра 2/2 должны быть записаны красными чернилами.
В графу 12 вносятся входящий номер дополнения и дата сопроводительного письма. Запись о внесении дополнений и изменений скрепляется подписью заведующего хранилищем.