69. Каталог должен давать читателю или работнику геологических фондов возможность легко и быстро ориентироваться при нахождении сведений о хранящихся в фондах материалах.
70. Всесоюзный геологический фонд формирует авторский, предметно-систематический и географический каталоги*.
________________
* Формирование каталогов в территориальных геологических фондах производится с учетом специфики поступающих в фонды материалов.
71. На каждый принятый на хранение геологический материал первоначально составляется одна черновая каталожная карточка, которая затем размножается в нужном количестве для построения различных каталогов.
72. Каталожные карточки всех видов каталогов имеют стандартный размер: высота 7,5 см, ширина 12,5 см. На каталожную карточку помещаются важнейшие библиографические сведения о геологическом материале, которые переносятся с титульного листа и со штампа, заполняемого при обработке отчета. Примеры составления каталожных карточек приведены в приложении 9.
При составлении каталожной карточки вспомогательные слова записываются в сокращенном виде (приложение 10).
На каталожной карточке указываются: инвентарный номер, фамилия и инициалы автора, название материала, место составления, год выпуска отчета, а также количество листов текста, включая фотографии, рисунки и чертежи, количество графических приложений, книг, папок, тетрадей, альбомов, название организации, составившей отчет (см. приложение 9, пример 1). При наличии двух авторов указываются обе фамилии, если авторов три или более, то указываются фамилии трех (первых) авторов, с добавлением в последнем случае "и др." (см. приложение 9, примеры 2 и 3); должность и профессия автора на карточку не заносятся.
73. По тематическим работам, включающим несколько отдельных разделов и выполняемых различными авторами, на карточку заносятся сведения, касающиеся отчета в целом, фамилия и инициалы ответственного исполнителя и общее название темы. Если ответственный исполнитель темы не указан, то проставляются фамилии ответственных исполнителей каждого раздела (по одной фамилии) с указанием выделенных разделов (см. приложение 9, пример 4).
74. При составлении карточек на годовые отчеты о деятельности геологических управлений, предприятий, трестов, научно-исследовательских институтов и других организаций в качестве коллективного автора записывается название этой организации (см. приложение 9, пример 5).
75. Карточки на протоколы ГКЗ и ТКЗ составляются по образцам, приведенным в примерах 6, 7, 8 (приложение 9).
76. Если запись не умещается на лицевой стороне одной каталожной карточки, она продолжается с повторением инвентарного номера и фамилии автора на лицевой стороне второй, третьей и т.д. карточек, в правом верхнем углу которых ставится порядковый номер 2, 3 и т.д.